ビジネスでは電話でクレームやお叱りを受けることがあります。
実際に対面して応対するのとは違い、相手が見えない為、さらに気を遣いますね。
ここでクレーム時の電話応対のポイントをご紹介します。・・
・明るい第一声、そしてトーンチェンジ
電話に出た瞬間から、お客様へ良い印象を感じてもらえれば、
スムーズな人間関係を築くことに繋がり、電話の応対もスムーズに進めることができます。
言い方次第で「好意にもなれば敵意にもなる」「誠意にもなれば無関心にもなる」
声の表情は、お客様に与える印象に大きく影響します。
・初期謝罪の表明
とりあえずの形式的なお詫びの言葉や言い訳まじりの弁解謝罪では、
責任を持って伺うという姿勢を示すことはできません。
お客様に「この人なら話してもいい」「きちんと聴いてくれそうだ」と思っていただくためにも、
お客様へ誠意を伝えるお詫びを心がけましょう。
〜お詫びの言葉の例〜
・大変失礼致しました。
・ご迷惑をおかけいたしました。
・深くお詫びいたします。
・誠に不行き届きで申し訳ございません。
・いろいろとお手数をおかけいたしました。 など…
手順1:傾聴する 〜お客様との信頼関係を築く〜
■適切なリスニング
適切な処理を行うためにはクレームの全容を正確に把握しなければなりません。
お客様がいったい何を訴えているのか、真剣に耳を傾け理解する「聴き方」
=傾聴が必要です。
お客様が誠意を感じる聴き方とは…
①まずは相手の話を、最後まで聴く
クレームを申し立てる人の怒りのポイントは最初にあることが多い
②「テンポ・リズム・間」はお客様に合わせて調整
自分なりのお詫びの言葉を複数準備する
※(お詫びの言葉のレパートリーを増やす)
相手が何を言いたいのか、キーワードを発見する
→発見したら復唱する。お客様がくどいほど繰り返す言葉の中に、
本音が隠れていることが多い。
③途中で話を否定したり反論したりしない
■適切な受け止め
人は、リアクションを持って、自分の話を聴いてくれる人に好感を持ちます。
話の中にはさむ「あいづち」とは「あなたの言っていることを聴いていますよ」
ということを表現するものです。
電話の場合、表情が見えない分、あいづちを効果的に利用しましょう。
①復唱のあいづち
お客様が言われたことを、そのまま復唱して確認する。
②要約のあいづち
お客様が言われたことを、まとめて確認する。
③感情のあいづち
お客様の感情を受け止め、共感を込めて伝え返す。
手順2:質問する 〜お客様との距離を近づける〜
■お客様を理解する質問の種類
お客様が言葉にしていない思いや真意を訊きだすためにも質問が
重要な鍵となります。
質問形を上手に活用すれば、話しはうまく展開します。
〜質問のポイント〜
①オープン質問とクローズ質問をうまく使い分ける
・オープン質問
お客様に自由に、かつたくさん話していただける質問
例:〜について詳しくお話いただけますでしょうか?
私どもにどのような失礼がございましたでしょうか? など…
・クローズ質問
お客様から焦点を絞った回答を得られる質問
例:恐れ入りますが、お名前を教えていただけますか?
AとBのどちらがよろしいでしょうか? など…
②事実だけでなく、お客様の都合にも配慮した質問を行う
・事実についての質問
例:「どのくらい前に購入されましたか」
「クレジットカードでのお支払で多く引き落とされていたという事でしょうか」 など…
・感情についての質問(希望、都合を含む)
例:「こちらから改めてお電話させて頂きますが、少々お待ちいただくことは可能ですか」
「10分ほど、確認するためにお待ちいただくことはできますでしょうか」 など…
この続きは後日お伝えします。
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