先日はある居酒屋さんの歓送迎受注の状況を見ておりました。
昨年は震災影響で大きく落ち込んだものの、本年は目標もクリアして大変良い結果を残せました。
宴会受注における整備ポイントをご紹介しておきます。
１ 問い合わせ対応は最優先で
例えば、お店で電話を受ける場合、３コール以内に受話器をとるようにします。
メール問い合わせがあれば１０分以内に即処理します。
対応が遅れると、他の店にご予約が流れてしまうかもしれません。
２ ご予約受付までの時間はできるだけ短く
お客様からのご予約電話の場合、電話をかけている瞬間が一番来店意欲が強い瞬間です。できるだけ、その電話の中で来店日時と人数だけでも確約をとるようにしましょう。
すなわち、相手の都合の日時と人数をできるだけ早く聞きだして仮予約だけでも受注してしまうことです。
３ 最初の問い合わせから時間が経てば経つほど受注を逃がしやすい
問い合わせから時間が経つにつれ、来店意欲も減少していきます。それは第３者の意見や反対意見も出てきて最初の判断が左右されやすくなってくるからです。時間が開かないように積極的にアプローチしましょう。
４ 幹事が安心できる要素は何か？
予約してくれるキーマンの不安を解消することが受注する大切なポイントです。
人数変更いつでもOK
幹事にとって一番の共通の悩みは、人数の確約時期と当日変更が可能かどうか？
できるだけ当日まで人数変更を受け付けることなどを表現すると良いでしょう。
遅れて来る人への対応
メンバーの中には遅れてくる人も出てきます。お席の時間延長、飲み放題の時間延長も対応できるようにしておくと良いでしょう。
お酒が飲めない人への対応
お酒が全く飲めない方への提案は準備できていますか？例えば、飲めない人は飲み放題料金を安くするとか、人数分のチケットバックをするとか、デザートをサービスするとか。気の利いた提案を準備しておきましょう。
特典は何か？
割引だけでは長所になりません。集まりの目的は何か？例えば送別会や歓迎会、誕生会など趣旨に合わせたサプライズサービスが用意できないか検討します。集まりの名称や会の名前が分かれば、客席に横断幕を印刷して貼るなども幹事様には喜ばれます。
５ アフターフォロー
幹事名簿には必ずアフターフォローをしておきます。幹事になる人は、繰り返し幹事になる場合や、後に引き継ぐ場合が多いからです。具体的には、ご利用翌日や翌々日に届くように割引券付きのＤＭを送付するのが良いでしょう。ポイントは忘れられないうちにできるだけ早く届けることです。もう届いた！というスピードが印象に残るものです。
ぐるなび、ホットペッパーなどでは、らくらく幹事さん、スーパー幹事さんなどの受注ツールを使用しているお店も基本的に同じことがいえます。できるだけ応募店数が少ない（１～２店舗）のタイミングで、お客様に合わせたメッセージ（お決まりのテンプレートではない）でアプローチすることです。
また、全ての営業活動はスピードが大切です。お客の購買意欲が最大のうちにクロージングできるテクニックを研究してみてください。
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