こんばんは。
整理収納アドバイザー の 栗田里美です(^-^)
個人のお宅のお片付け＆アドバイスをさせていただいています。
↑こっそり見つめるカロン( ´艸｀)
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さて。
昨日の続きです☆ 名刺の整理方法１【お片付け】
今年こそは！
溜まりに溜まった「名刺の整理」をやるぞー！と思っている方々へ。
栗田的「名刺の整理方法」をご紹介したいと思います
栗田的ポイントは、ただふたつ！
１つめ
整理するときに面倒な作業がない
２つめ
探すときに時間がかからない
これらから考えた方法です。
今日は、その２です
1. OneNoteを使ってデータでの保存
栗田的、もうひとつのデータでの保存方法です。
マイクロソフトのOneNote（ワンノート）を使って保存する方法です。
今、現在、栗田自身が実践中の方法です。
このワンノートというソフト。
文字と画像などの複数の情報をひとつにまとめておくことができるデジタルなノートです。
でも、実は、栗田はこのソフトを持っていません
では、どうやって使っているかというと・・・
Office Online（オフィスオンライン） で使っています。
マイクロソフトのオフィスといわれるソフトをインターネット上で使うことができるというモノです。
例えば、エクセル、ワード、パワーポイント、ワンノートなどを。
インターネット上で使い、インターネット上に保存する感じです。
これ、無料で、インターネットに繋がるところでしたら、
どこにいても、作業ができます。
もちろん、保存もできるし、共有することもできます。
そして、なにより一番便利だと思ったのが、スマホでアプリをダウンロードすると、
スマホでも同じ作業ができることです。
ですので、出先でも名刺が確認したいときはスマホで見れます。
ただ、このオフィスオンラインは、通常のソフトの簡易版のような感じですので、
ちょっと機能が少ないです。
が、けっこう充実しているのであんまり問題なく使っています
ですので、面倒なことがイヤな私は、これでやることはたった３つ。
１→ いただいた名刺の写真をスマホで撮る
２→ ワンノートのページを増やして、そのページの名前を入力する
３→ １ページに１人と決めて、そのページに表裏の画像を貼り付ける
これだけです（笑）
ほんとうは、もっとたくさん情報を入力するようなちゃんとしたテンプレートが
たくさんありました！
でも、私には続きそうになかったので、名前を付けて写真を貼るだけにしました。
このときの、「ページの名前」は昨日説明した、ファイル名とまったく同じです。
【例】
わたくし、栗田の名刺をワンノートで整理するとき。
LaLa美 の 栗田里美 （ララヴィ の くりたさとみ）
まず表、そして裏 の２枚を写真撮ります。
そして、ワンノートを開けます。
セクション名？ノート名？ → 「名刺」
※ワンノートの名称にあまり詳しくないので、スミマセン
ページ名 → ら_LaLa美_栗田里美
それぞれの 名刺１枚につき１ページ で使っています。
そして、ページの中に名刺写真の表と裏の画像を２枚を貼り付けるだけです。
このときに大切なことが２点あります。
名刺専用のセクション？ノート？をきちんと作ること。（フォルダのようなもの）
と。
ページの名前にルールを必ず作り、それに従うこと。（ファイルのようなもの）
です。
※昨日と同じです。
名前か社名で、簡単に検索できます。
検索して見つかれば、名刺の中身は見て確認できます。
ワンノートでの名刺管理のテンプレートはたくさんあるようです。
「名刺管理 ワンノート テンプレート」で検索されるといっぱい出てきます
その中でも、私が参考にさせていただいたのは、こちらです。
マイクロソフトの楽しもうオフィスライフ↓
https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/onenote/business03.aspx
これをヒントに中身をただ写真だけにして簡素化しただけです
ワンノートの活用法 はこちらをご参考にどうぞ↓
https://www.microsoft.com/ja-jp/atlife/tips/archive/office/special/onenote/practice.aspx
オフィス オンライン はこちらからどうぞ↓
https://products.office.com/ja-jp/office-online/documents-spreadsheets-presentations-office-online
実は、栗田はワンノートをこれ以外に使ったことがありません
ですので、ワンノートについて詳しくは説明できませんが。スミマセン
上の ワンノート活用法 を見ただけでなんとなくわかるくらい簡単でしたよ
そして、なんと言っても。
どこにいても確認できるというのはとてもイイです
昨日、ご紹介させていただいた方法は、以前会社勤めをしていたときに
実践していた方法でした。
事務所で確認できればそれで良かったので、その方法で問題はなかったのですが。
今は、出先でも見れるということが私にとって必須になりましたので、この方法に変えました。
そして・・・。
またもや、名刺の中身をテキストデータにするということはしない・・・
やっぱり面倒なので（笑）
今はこれでとても満足しています！というより十分です
そして、昨日と同じように、この場合も。
名刺は、もらったその日に、
日付とその方に関することを鉛筆などで、書き込みます。
（すみません。名刺に書き込むというのは、失礼だとは思いますが・・・忘れない為に・・・）
例えば、2016年1月5日 ○○セミナーにて 趣味ゴルフ 背が高い
などといったことです。
そうすれば、次に見たときにその名刺を貰った日が明確にわかります。
これは、名刺が変わったときにとても役立ちます。
社名が変わった、転職したなどで再度名刺をもらったときに、
新しい名刺としてちゃんと分かるようになりますので、最低限日付は書いておくと
便利だと思います
世の中には名刺の管理方法の情報がたくさんあります！
ですので、ご自身のご職業、性格にあった方法で整理、管理されるのが一番いいです
その中のひとつの候補として、
栗田的 簡単でお金をかけず誰にでもできる「名刺の整理方法」
ワンノート 活用編 でした。
誰かの参考になれば幸いです☆
明日は、続き、紙で管理する方法です(^-^)/
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