こんばんは。
整理収納アドバイザー の 栗田里美です(^-^)
個人のお宅のお片付け＆アドバイスをさせていただいています。
↑妹のワンコと一番接近した瞬間
小心者のカロンにしては頑張った（笑）
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さて。
今日、明日くらいからそろそろ仕事始めの方もいらっしゃるかと思います☆
そんなお仕事がんばっている方々へ。
今年こそは！
溜まりに溜まった「名刺の整理」をやるぞー！と思っている方々へ。
栗田的「名刺の整理方法」をご紹介したいと思います
栗田的ポイントは、ただふたつ！
１つめ
整理するときに面倒な作業がない
２つめ
探すときに時間がかからない
これらから考えた方法です。
３種類ほどありますので、わけてご紹介しますね
1. スキャンしてデータでの保存
データでの保存方法は、栗田的には２種類あります。
今日ご紹介するひとつ目が、名刺をスキャンしてＰＤＦにすること。
ただそれだけです（笑）
でも、このときに大切なことが２点あります。
名刺専用のフォルダをきちんと作ること。
と。
ファイルの名前にルールを必ず作り、それに従うこと。
です。
フォルダは作ったら、もちろんフォルダ名は「名刺」が一番シンプルだと思います。
そして、栗田が思うにそこからは細かくフォルダわけしないほうが良い気がします。
が、それぞれの職種などにあわせて細かくフォルダわけするのもアリかと思います。
ファイルの名前の付け方ですが。
ルールを決めるときにご自身のお仕事上でどちらかを優先していただきたいと思います。
個人の名前 か 社名 か。
個人の名前で探す方が多い方は、まず個人の名前から。
社名で探す方が多い方は、まず社名から。
です。
栗田の場合は、社名から探すことが多いので、まず社名から。
【例】
わたくし、栗田の名刺をスキャンするとき。
LaLa美 の 栗田里美 （ララヴィ の くりたさとみ）
まず表、そして裏 の２枚をスキャンします。
ですので、ファイルは２つ。
名前の付け方は、
名刺表の名前 → ら_LaLa美_栗田里美_表
名刺裏の名前 → ら_LaLa美_栗田里美_裏
です。
そうすると、フォルダの中で「あいうえお」順に並びますので、
社名の「あいうえお」順に見ることができますし、
フォルダ内の検索で、社名か名前を入力して検索することができます。
検索して見つかれば、名刺の中身は見て確認できます。
ほんとうは、もっとちゃんとソフトを使って、名刺用にシステムを作って、
名刺の中身をテキストデータにするといろいろ検索で確認することができますが。
いかんせん、面倒・・・
すみません
私には面倒でできそうもありませんでしたので、この方法が一番シンプルで、
ソフトについても勉強する必要もなく、
あんまり深く考えずに、お金もかけずにできる方法でした
これ、スキャンする機械を持っていないのでしたら、写真でもいいかと思います。
写真のデータに名前をつけても同じことになります。
ただ、写真のデータだと文字が若干不鮮明になることもあると思いますので、
お気をつけくださいね☆とくに小さい文字。
そして、付け加えるならば。
名刺は、もらったその日に、
日付とその方に関することを鉛筆などで、書き込みます。
（すみません。名刺に書き込むというのは、失礼だとは思いますが・・・忘れない為に・・・）
例えば、2016年1月5日 ○○セミナーにて 趣味ゴルフ 背が高い
などといったことです。
そうすれば、次に見たときにその名刺を貰った日が明確にわかります。
これは、名刺が変わったときにとても役立ちます。
社名が変わった、転職したなどで再度名刺をもらったときに、
新しい名刺としてちゃんと分かるようになりますので、最低限日付は書いておくと
便利だと思います
世の中には名刺の管理方法の情報がたくさんあります！
ですので、ご自身のご職業、性格にあった方法で整理、管理されるのが一番いいです
その中のひとつの候補として、
栗田的 簡単でお金をかけず誰にでもできる「名刺の整理方法」
誰かの参考になれば幸いです☆
明日は、続き、もうひとつのデータ保存です(^-^)/
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