基本概念は変わらない
個人よりもむしろオフィスを中心にしたデジタルファイリングを紹介した本。書かれたのが2002年なので、デジタルに関する部分としては、少し古い内容になってしまっており、今だとこういうやり方があるのに。と思うこともあります。しかしファイリングの基本は今も昔も変わることはないので、ファイリングによる文書管理方法を学ぶには、簡単に読めて、わかりやすい本です。
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目次
第1章 文書管理の現状とニーズ
第2章 情報の価値を高める文書管理の基礎知識
第3章 デジタルファイリングとは
第4章 上手にデジタル化するとは
第5章 すぐ役立つデジタル化とその活用
第6章 デジタル化の事例
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◇机の能率8原則
①机は毎日の仕事をするために使う道具である
②机の上、引き出し、足元は絶対に貯蔵場所であってはいけない
③机の下、引き出しは物を隠すために作られたものではない
④１つ１つの机は個人の独占用に与えられるものではない
⑤朝、移動で他人の机をそのまま引き継いだとしても、少しも困らないようになっていることを誇りとすべきである
⑥机の上の関係書類はいつもきちんと置くと同時に、退け時にはすべてのものを決まりに従って片付ける
⑦机の表面はものを飾る場所ではない。仕事をするための作業台であることを忘れてはならない
⑧机の表面は持ち主自身の仕事に対する心構えが映っていることを知るべきである
・ものを「とりあえず」捨てることを考える。そうすることにより、人は捨てるものをチェックするようになる。そこで、貴重なものを見つけ出すことができる。つまり、捨てることは貴重なものを探すことでもある
◇パソコンにおける文書管理の問題点 →つまりここをカイゼンすれば便利になる
①フリータイトルの横行（本人だけがわかる）
②重複文書が多い（作成までの経過文書等）
③同じタイトルの文書・ファイルがある
④保管・保存・廃棄システムが決められていない
⑤タイトルを忘れたので、再度作り直す
⑥体系的な分類ができていない
◇使い勝手の良い分類方法
①名前・相手先名でまとめる →社員台帳、取引先台帳、団体名
②テーマ・主題でまとめる →技術分野、商品名
③地域名でまとめる →観光案内、顧客台帳
④書式名でまとめる →議事録、契約書、見積書、伝票
⑤時系列でまとめる →日報、週報、報告書、議事録
⑥一件別でまとめる →購入計画、企画文書
◇仕事におけるデジタル化
①配布された文書はスキャナー機能でイメージ入力・OCRでテキスト変換
②FAXで送られてきた文書はそのままデジタル文書として受信
③会議等でのホワイトボードの書き入れはそのまま、デジカメで撮影してパソコンに入力
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■最後に、自分はどう変わるのか？
仕事机の上、中で書類の要・不要を選別。必要だけで古いものはスキャナーデジタル化して保管していく。