私は２０人くらいのセミナーやイベントを時々やるのですが、遅刻してくる人がいて、必ず定時に始まりません。
また終了後も、だらだらと会場内に受講生が残ってしまい、時間をかなりオーバーしてしまいます。もう少し時間管理をしっかりやるには、どうしたらいいのでしょうか？
（○○アドバイザーCさん）
う～ん、どうしても遅刻してくる方はいらっしゃいますね。
まず、開始時間の方から。
これは、「参加者に対する事前の啓蒙（教育）」が効果的です。
遅刻をすると損をすることをお伝えしたり、成果を出す人は、時間を守るということを投稿したりして、「それが当たり前なんだ」という雰囲気を作ります。
また、開催前に何度かリマインドメールを出したり、前振り投稿をして、セミナー部屋イベントへの期待値を高めてもらいます。
さらに５分前到着のお願いを事前にメールでご案内していますので、だいたいの方は時間厳守で参加されます。
ただ、どうしても天候不良や電車の遅れなどで遅刻する人が出る時もあります。
私の場合、遅刻してくる人がいても、オンタイム（時間通り）でセミナーやイベントを始めてしまいます。
そうしないと、時間通りに来ている人に失礼ですから。
セミナーやイベントって最初は、挨拶やガイダンス、自己紹介やアイスブレイクから始まりますよね。
かんじんの内容にさしかかるのは、開始後１５分後くらいなので、だいたいその頃にはみなさん到着していることが多いです。
ですから、これを徹底して、スタート時間はオンタイムを守りましょう。
【予定時間通りにセミナーやイベントを終える方法】
まずセミナーやイベントの進行表をきちんと作り、定時より５分前くらいには終わるように予定を組みます。
進行に余裕を持ったスケジュールにすることが第一です。
時間を見ながらきちんと時間内にセミナーやイベントは終了します。
その上で、セミナーやイベントが終わったら、講師やゲストにはさっさと会場の外へ出てもらいます。
セミナールームだったら、会場の外にいてもらうとか先に懇親会の会場へ行ってもらうとか。
その場にいつまでもいない、講師と一緒にセミナールームの外に出てもらうというのがポイントです。
すると、講師目当ての参加者も、そこについていきますので、定刻通りに会場を締めることができます。
お店でやる場合も同じです。
やはり主催者にお店の外に出てもらいます。
外に出るのが難しければ、お店の出口付近に立ち、参加者を誘導します。
これは、芸能人のイベントなどでもやっている方法ですので、かなり有効です。
そうしないと、いつまでもだらだらとた人がたむろってしまうのです。
・質問などはFacebookグループやメールで受け付ける
・懇親会をきちんと用意しておく
・定刻５分すぎたらアラームを鳴らすようにしておき「終了」をわかってもらう
人数が多いセミナーやイベントだったら、いっそのことセミナーやイベント終了後、「交流タイム」を３０分～１時間くらい設けておく。
などをすると、終了時間も守ることができます。
大切なのは、参加者に流されずうまく自分のペースを守ること。
参加者を不快にさせないようにうまく「終了時間」を告げ、きっちりとセミナーやイベントを締めましょう。
終わりよければ、すべて良し。
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