仕事でのコミュニケーションの手段として、電話、メール、口頭での報告があります。
この使い分けを考えてみましょう。
仕事をする上で意識すべきことは、その仕事が重要かどうか。
もうひとつは緊急かどうかです。
これをマトリックスにしてみると、緊急性は高いが重要性は高くないことには電話が適しているでしょう。すぐに連絡できますし、ちょっとした連絡に便利です。
今すぐ聞きたいことや伝えたいことがある場合が、この類です。
重要性は高いが緊急性は高くない場合には、メールが適しています。内容を文章で残せますし、相手の都合でいつでも読んでもらえます。
来週の会議の案内などは、この類です。
重要性も緊急性も高い場合は、直接口頭で報告するほうがよいでしょう。
クレーム発生の報告などが、この類です。
このようなコミュニケーション・ツールとしての性質を知り、使い分けることが大事です。
間違った使い方をすると、時間のムダになったり内容誤認の原因になります。
時には、複数の手段を使うことも効果的でしょう。要は基本を押さえつつ応用することです。
ひと言声をかければ済むのに、隣の人にわざわざメールを送ったりしていませんか？
正しく伝えるべき大事な内容を、電話や口頭で曖昧に伝えていませんか？
うまく使い分けているか、考えてみましょう。
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