恒例、ロミちゃんとお茶タイム。
仕事のこと、ネットの効率良い使い方、
女性の身体のこと、
など、終始、実のある内容でいつもの４時間コース。
笑
本日は、自営業のロミちゃんにも適用となる
電子帳簿保存法について、あれこれと。
この新たな制度に戸惑う方が多いとか。
ロミちゃん自身も、銀行担当者に月五千円でのサポートサービスを提案されたそう。
この件に関しては、ペーパーレス化の目的も含めて、日本に先駆けて導入しているフランス。所得申告もネットで。
法人で発行した請求書、受けとった請求書(兼領収書)は以下二種が利用されています。
・紙
・データ(メールで受信したり、ネット上でダウンロードしたり)
書類の保存期間は、カテゴリーによって年数が違うものの、最長10年。書類の電子化が始まるまでは、私のようなプチ自営業でさえ紙の山を維持してきました。
現在は可能な限りデータでの管理をしたく、徐々に紙を減らしています。
その管理の仕方はロミちゃんの参考になるかと思い、説明をしました。
ちなみに、私もロミちゃんも
Mac、iPhoneを使用しています。
(他社機能は分からず、ごめんなさい。)
① iCloudに年度別にフォルダを作成。
↓
② 各年度フォルダ内に
売上(発行した請求書)のフォルダ
支出(仕入れ、経費の領収書)のフォルダ
を作成。
↓
③ 上記の売上、支出フォルダそれぞれに
12個の月別フォルダを作成。
↓
④ データ(請求書や領収書)を該当のフォルダに保存する。
これだけなのです。
個人的な意見としては、月極料金5000円も払って依頼する必要は無いかと思いますが、
多忙を極める、書類の件数が大量な場合は他者のサポートを利用するのも一案ですね。
上記①-④を以下画像でご説明します。
iPhone でのスクリーンショットです。
↑
① iCloud に
年度別フォルダを作成。
↓
②売上/Recettes、支出/Depensesのフォルダを作成。
③ 売上、支出の各フォルダ内に12個(12ヶ月)のフォルダを作成。
↓
④ データ(請求書や領収書)を該当のフォルダに保存する。
当方からの請求書/領収書
atelier 関係の仕事
請求はメールに添付してお客様へ送信。
オンラインストア
ご注文ならびにお支払いが済むと、自動で発行される電子書類が領収書になり、お客様へ送信されると同時にこちらにも同様のものが届く仕組み。
いずれも書類は発行日ベースで該当月の売上/Recettesにデータ保管します。
iCloud に保管することで、
Mac, iPhone, iPad で同期をオンにしていれば、いつでもいずれかのデバイスで内容を確認出来ます。
ここまでが電子データの保管の一案であり、
私が利用している方法です。
【電子帳簿について】
年一回の確定申告に向け、
・紙の書類の金額、その内容
・データの金額、その内容
をそれぞれ月毎に電子帳簿に入力。
電子帳簿はExcelでリストを作りました。
リストはやはりiCloudで保管しています。
以前は、会計アソシエーションの指導の下、
見開きでB3相当の大きな台帳に気の遠くなるような手書き入力、計算をしていました。
沢山の縦列、横列をいちいち計算するのは大変だし、間違いを避ける為に、台帳の項目を全てExcel表にし、自動計算を導入。
これは本当にやって良かった。
以下３倍の縦列項目があるリストなのです。
Excelでは
各月ページの数字を年度ページにコピーし、
12ヶ月分を自動計算させます。
申告に必要な各項目の一年分の数字が出ます。
確定申告は、
フランス政府の申告サイトで、それぞれの項目に金額を入力します。
申告に関する書式形式、その番号は日本、フランスは異なるため、説明は端折りますが、
電子書類管理、電子帳簿に関するグローバルな考え方は同様に思います。
必要な方のご参考になれば幸いです。
