社会人としてのマナーについて。
以前、某会社の方とメールでやり取りを行いまして。
あまりにもメールの内容がお粗末だったのが非常に気になりました。
内容は後述するとして。
…こんなメールを出してくるのはそこくらいかな、と思っていた矢先。
他の会社の方のメールも気になる点が多いんですよね。
特に若い方にこの傾向がよく見られます。
メールのマナーが守れているというのは、それだけでポイントが高いです。
そして、これが守れていないと、スタートで出遅れます。
ここ重要です。
「メールのマナー」は、ぶっちゃけ仕事に直接影響しません。
メールが多少乱雑でも、仕事がしっかりできればいいような気もします。
…ですが、それで関係が成り立つのは、以前から懇意にしている会社や提携会社の中だけです。
一歩外へ出ると、なかなかそういうわけには行かないと思うわけです。
こういう細かい点に配慮できるということは、最も重要な仕事についても徹底できているんじゃないかという思いを抱かせます。
同じ仕事を上げてくる会社が２社あったとして、メールが乱雑な会社としっかり書いてくる会社ならば、間違いなく後者の方がいい印象ですよね。
もっと言えば、メールでやり取りしている段階では
「この会社がどんな仕事を上げてくるのか」
という点が不明であることもしばしばです。
こんな状態でなおざりなメールが来れば、「ここはやめとこう」となってもまったく不思議ではありません。
そんなわけで、ビジネスメールのマナーは重要です。
他社とのやり取りはもちろん、社内の方とのやり取りでも。
…さて、冒頭で書いた「気になる点」ですが。
いくつかあります。
よく起こるのが、他社の方から来たメールに返信するとき。
普通に返信すれば、差出人の名前がそのまま宛先に入ります。
…ですが、これはいけません。
分かってらっしゃる方には煩わしい説明になりますが、ご勘弁を…。
他社の方からメールが来る際は、
宛先：気ままに生活。管理人 様
差出人：差出人 太郎
こんな感じになっているはずです。
ここで既に「様」がついていないとかは論外です。
これに対して普通に返信すると、
宛先：差出人 太郎
差出人：気ままに生活。管理人
こうなります。
返信時には、返信元の差出人がそのままコピーされるんですよね。
これを、そのままの状態で送り返してくるわけです。
非常に初歩的なミス。
当然、正しくは
宛先：差出人 太郎 様
差出人：気ままに生活。管理人
こう修正して送るべきです。
あとは、
・署名がないとか
・冒頭に挨拶がないとか
・敬語がなってないとか
・誤字脱字が激しいとか
・起承転結がテキトーで、結局何が言いたいのかわからんとか
こんな感じ。
これら全てが完璧なメールというのは、読んでも気持ちがいいものです。
…逆に、これらのミスは１つでもあると目に付きますので、いい状態を維持するにはなかなか神経が必要ですが…。
とりあえず、作ったメールは一回は必ず読み返すことが重要です。
僕はいちおう心がけています。
ミスるときはミスるんですけどね。
焦ってるときとか。
自分がそのメールを受け取る気持ちで読み返すと、意外と穴は見つかります。
…さて、そんなわけで。
「ビジネスメールの教科書」
http://business-mail.jp/
そのへんのことが書いてあるサイトです。
若干くどいですが、覚えていて損はない（…というか、知ってないといけない）メールのマナーについて再確認できるサイトです。
これはメールだけではなく、報告書や要件定義書、設計書にも使えます。
これから新人が入ってくる季節ですので、再確認してみてはいかがでしょうか。
Ｐ．Ｓ．
全然関係ない話ですが。
「てきとう」という言葉について。
意味を考えるに、ややこしい言葉だと思いませんか？
「適している」のか「いい加減」なのか分かりにくいです。
そういうこともあり、マークシートの試験などで
「適当なものを選びなさい」などの問題を見るとガッカリします。
「てきとうにやっておきます」と言われたとき。
「適した方法で行う」という意味にも取れますし。
「おざなりに行う」という意味にも取れます。
ある意味便利な言葉です。
口で言うときは仕方ないですが、管理人がこの言葉を文章で使うときは「適当」と「テキトー」で分けています。
前者が「適している」という意味、後者が「いい加減」という意味です。
「てきとう」という単語こそテキトーなんじゃないかと思います（汗）