最も能率が上がる時間に、一番重要な仕事をする

　ＫＩセンター岡村です。本日、外は雪

いかがお過ごしだったでしょうか。

　さて、最近ネットで興味深い記事を見つけたので共有したいと思います。

http://news.goo.ne.jp/article/zaikei/bizskills/zaikei_92155.html

（以下、サイトからの引用です。）

[仕事術]最も能率が上がる時間に、一番重要な仕事をする

「多くのビジネスパーソンは、出世していくにつれ、興味深い事を経験します。それは、昇進するたびに、やらなければならないことはさらに増えますが、仕事をいつどのようにするかという点については、より自由度が高くなるということです。

　責任が増すこととスケジューリングの柔軟性が同時に生まれる訳ですが、これをどのように扱うかによって、大きな進歩を遂げることもできれば、仕事のパフォーマンスの低下を招いてしまうこともあります。

　このことを心に留めて、ここでは私と当社のクライアントに非常に効果的だったアドバイスをご紹介します。

　それは、「最も重要なタスクのために、中断されずに仕事できる時間を設定する。そして、自分が1日の中で一番エネルギーに溢れている時にそのタスクをこなす」ことです。

　自分の頭が冴え、最もエネルギッシュでクリエイティブになれる時間を最も重要な仕事のために取っておきましょう。その時間には電話を取ったり、会議を入れることは極力避け、作業を中断されるようなことは最小限にします。

（中略）

　活力が低下し、緊張がゆるみやすい残りの時間については、電話の折り返しやメールの返信、会議への参加などのルーチンワークをこなせばいいでしょう。こういった作業はビジネスライフの一部ですが、1日のうちの最良の時間をこうした活動に割り当てる必要はありません。この技術をタイムマネジメントの一環として加えてみてください。

　もし、自分でスケジュールを調整できない立場にあれば、同僚や上司と相談してもう少し柔軟にスケジュールを組ませてもらえないか相談してみましょう。自分でスケジュールを調整できる状況であれば、今回のメソッドをぜひ試してみて下さい。」

　いかがでしたでしょうか。

私自身、マルチタスクが大の苦手、ということもありここに書かれている取り組みの一部は以前から実践しています。

例えば、朝一でメールは見ない。

朝は頭が冴えわたる時間帯。代わりにお客様先への資料作成等集中が必要な作業を、朝一で取り組むことが多いです。

メールを見る回数に制限を加える。

最初は勇気がいりましたし、「マジで！？」と思う方もいらっしゃるかと思います。でも、本当に緊急性のある業務は、節度のある方の場合はたいてい電話と並行でお願いをしてきます。

　また、なかなか自分で調整をするのが難しかった前職時代でも、本当に集中する必要がある場合は、周囲が電話を代わりに受け、緊急性のない要件は折り返しをお願いする、という助け合いが生まれていました。

そうした助け合いが出来る環境をつくっていく、というのも仕事の効率を上げるために集中するための大きなポイントなのかもしれませんね。結局、日頃のコミュニケーションがこうしたメソッドを使ってパフォーマンスを上げていく場合の鍵になるのでしょうか

　私自身、ＫＩを通じて今後ともお客様のコミュニケーションのあり方を変化させることで、こうした仕事の生産性を上げていくことに貢献出来ればと考えています

「チーム全員で勝ち取る職場のワークライフバランスと生産性向上」追加開催決定！

　昨年12月に開催いたしました標記のセミナー、「チーム全員で勝ち取る職場のワークライフバランスと生産性向上」につきまして、大変うれしいことにたくさんの方に応募していただいたことから、追加開催が決定いたしました

　正式にはまたご案内いたしますが、３月８日（木）の13時30分より、JMACセミナールーム（日本能率協会ビル１階）を予定しています。

　ワークライフバランスやダイバーシティに興味はあるけれど、「うちでは難しいよ」という現場の管理職の方もいらっしゃるかと思います。

また、「何か会社が言っているけれど実感として変わらないなあ」と思っている担当の方もいらっしゃるかと思います。

人事部門の方につきましては、「従業員のワークライフバランスに問題意識を持っていて推進しようとしているのに、現場がなかなか動いてくれない」という悩みを抱えていることもあるでしょう。

　こうしたつぶやきにピンときたら…是非ご参加いただけると幸いです。

翌日からも出来るようなヒントを、当日はお伝え出来ればと思っています。

　どうぞよろしくお願いいたします。

チームワイガヤ10ヶ月目

　さて、KIセンター高橋チームで４月から開始したチームワイガヤも、気がつけば10ヶ月目を迎えました。

通常のKIの１年間のスケジュールで言いますと、「融合期」の時点にいるのでしょうか？

　振り返ってみると…本当に「融合期」の状態にチームはなっているのかな

まだまだチームの課題は山積みです。

相変わらずチームワイガヤに全員揃わない。

最近はリーダー始め先輩達がなかなか忙しく走り回っていてMTGに出席できない。

そんな愚痴をぼやいていたら、今度は自分がスケジュール調整が出来ずMTGに出席できず、そのまま自分に跳ね返ってくる

　何だか３歩進んで２歩下がる感もありますが、だからと言って全くこうした取り組みが無駄なのか、といえば決してそうは思ってはいません。

時には飛ばし飛ばしになりながらも続けることで、私としてはようやく（）チームメンバーの人となりが分かってきた気がします。

今思うと、これまで特にヨコのメンバー同士、お互いを知っているつもりで実は結構知らなかったんだなあと改めて思います。

色々と雑談はしているつもりでも、実はあまり突っ込んだ議論をしていなかった。

　KIを推進する立場でありながら、私たち自身のチームのワイガヤは決して大手を振って自慢できるような状態ではありませんが、時に悶々としながらも続けて来たことで少しずつ議論の質や中身も変化しているように感じます。

それこそ最初はお互いどのような案件に取り組んでいるのか、どんなイベントが今後待っているのかの確認から始まった私たちの取り組みですが、徐々にチームの今後の課題の議論が出来るようになり、最近は「今後こんなことをやっていきたい」という想いを何とか企画のかたちにしようと奮闘しているところです。

　この記事を読んでくれている方の中にも、ひょっとしたら「うちもチームMTGをやろうとはしているのだけれど、なかなか続かなくて…」という方がいらっしゃるかもしれません。

私たち自身も、何度かMTG自体の必要性を議論したり、本当にこのままなくなっちゃうのかな？と思ったこともありました。

しかし、同時にこうしたMTGの継続をどうするか、という議論自体は当初のMTGの目的を思い出すためにも大事なことだったのではないかと思います。

　特にMTGに慣れて来た頃にはマンネリ化による停滞が待ち構えているものです。

是非こうした停滞と向き合って、自分たちなりのスタイルを作り上げていってもらいたいと思います。

　私たちのチームワイガヤもあと２ヵ月でちょうど１年。

卒業状態を目指して（？）今後も議論を続けていきたいですね

コミットメントを高めるには？ －新年の抱負を題材に－

　KIセンター岡村です。

　私事ですが、本日は友人たちと新年の抱負をそれぞれ発表し合いました

抱負を通じて友人の色々な側面を知ることが出来て、自分にとってなかなか面白い時間を過ごすことが出来ました。

その中で、ある友人の「今年は山登りがしたいんだよね」という抱負に対して、「それだったら一緒に行こうよ」という答えを返して、早速一緒に行く計画を立てるという場面もありました。

・・・きっとこうした相互作用は、１人で心の中に抱負を秘めているだけでは生まれませんよね

　さて、前回の記事 のテーマは、「変わりたいのに変われない」への処方箋として、変化を起こすには「期限」と「コミットメント」の２つが大事だと書きました。

しかし、「コミットメント」については、「コミットメントが大事なのは分かる。でもどうやって高めればいいの？見えるかが大事とは書いてあるけれど、それだけで高まるの？」と思った方もいらっしゃるかもしれません。

どうしたら良いか分からないから悩んでいるんじゃないか、と言われる方もいらっしゃるかと思います。

　今回のエピソードと関連してお話しますと、ことに抱負のように自分自身を変化させていくような目標に対してコミットメントを高めるには、見える化に加えてこのように相互に宣言することが重要だと思われます。

まず、自分自身が抱負を忘れないためにも見える化は大事です。

何らかのかたちで書き留めて、残しておくことをお勧めします。

加えて相互に発表し合うことにより、各人が出来る範囲で相手に関わろうという作用が生まれて、思わぬところで必要な情報が手に入ったり、仲間が出来たりして結果として抱負を達成するための実行力が高まるのではないかと思うんです。

　KIの発表会、ことに宣言大会などもこれに該当します。

宣言大会では、自分がチームの現状をどう認識し、KIの卒業時点ではどのような状態になっていたいのか、そのために自分は何をしていくのか、ということを模造紙やパワーポイントのファイルにまとめて、相互に宣言し合います。

言わばこれは個々人のKIの抱負のようなものです。

ここでもお互いの想いを見える化して、相互に発表をすることでお互いの想いを知り、関わり合いを高めて実行力を高めるということを意図しています。

　ちょうど年始は何かを始めるにはタイミングの良い時期です

是非これを機に、職場などでも１年の抱負などを相互に宣言し合ってみてはいかがでしょうか。

「変わりたいのに変われない」への処方箋

　まだ正月休み中のＫＩセンター岡村です。

　ところで、皆様新年の抱負はもう立てられましたか

今回のブログのテーマは、新年の抱負に即して、「変化を起こすために必要なポイント」についてです。

変わりたいのに変われない…そこに必要な要素とは何でしょうか

　そもそも、新年の抱負は何のために立てるのでしょうか

色々なご意見があるかと思いますが、私自身はより良く生きるため、成長するため、もとい「変化するため」に立てるのだと考えています。

　私事ですが、以前「新年の抱負ふりかえりのススメ 」の記事の中で抱負を年末を迎える前に振り返りましょう、また今からでも達成できそうなものがあれば是非行動に移しましょう、という記事を書いたにもかかわらず、自分自身が日々の業務に忙殺され、なかなか振り返りが出来ない日々が続いていました。

ようやく年末の休みに入りかけて見直した時に、何となく頭の片隅に入っていて、覚えてはいたけれど出来ていなかった抱負、もとい行動を発見しました

　うーん…年始まであと４日。

完全に無理なモノは除外するけれど、残課題のいくつかについては今からならまだ間に合う…かも？

　あくまで自分の新年の抱負であり、別に誰かに強要されているわけでもありませんが、何となく達成できないまま新年を迎えたくはないなあ、と考えました。

そこで、駆け込み達成をめざして？奔走した結果、やや無理やり感もありますが年始に立てた10個の行動目標のうち、７個は何とか達成することに成功しました

　「無理やり感」とは書きましたが、私は変化を起こすにはこうした「期限」と「コミットメント」が欠かせないと私は思っています。

新年の抱負、というからには年末までといった「期限」があります。

そして、「コミットメント」については、目標とは自分や自分以外の人との約束であり、それを守りたいという気持ちから、新たな行動が起こされるのだと考えています。

　目標に「期限」があっても「コミットメント」がなければ、ただの絵にかいた餅になってしまう。

一方で「コミットメント」があっても「期限」がなければついつい先送りになってしまう。

　例えば、仕事においてもお客様への納品などは、納期直前でなかなか時間的余裕がなくても、納期修正が可能な場合を除いては、何とか知恵を出して間に合わせようとしますよね

怒涛のようにラストスパートをかけて、ようやく達成にこぎつける。

ここにも納期といった「期限」や、お客様への約束に対する「コミットメント」があるわけです。

そして結果のみならず、納品に向けた知恵出しの過程で色々なノウハウが身に付いたり、新たな発見があったり、チームワークが養われたりする。

これこそが個人の、また個人のみならず組織にも繋がる変化につながっていくのではないかと思います。

　新年の抱負をこれから立てる方、もう立てた方につきましても、是非こうした「期限」と「コミットメント」を意識して見て下さい。

なお、「コミットメント」を強めるためには、抱負を見える化して書き残すことをお勧めします