こんにちは。KIセンター岡村です。
さて、気がつけば５月も半ばですね。
体制変更や人事異動が実施され、新しい組織の所属になった方、新メンバーを迎えて仕事を進めることになった方も多いのではないでしょうか。
私たちも日頃KIを通じてお客様に接する中でプロジェクトチームの結成等新組織の立ち上げや人の異動というものに多く直面します。
変更後にスムーズに仕事を進めることの出来た事例もあれば、混乱がしばらく続き苦戦しながら仕事を進めることになった事例もありました。
こうした事例が積み重なるにつれて、「いったい何が組織変更後の仕事の立ち上げを円滑にしていくのだろう？」と疑問を持つようになりました。
殆どのメンバーは仕事がスムーズにいけば嬉しいし、そうなるように意識もするし努力もしているはず。
何が違いを生み出すんだろう
以下、これまで見て来たチームから私の考える新チーム立ち上げの勘どころについてご紹介したいと思います
①ミッションを共有し、議論する
新しい組織の立ち上げやプロジェクトチーム結成時にはどのような背景や目的でこの組織が作られたのか、こうしたメンバーが集められたのか、ということの共有が大事になります。
この背景と目的を文面そのものではなく、自分の言葉で理解することが腹落ちに繋がり、日々の仕事の方向性決めや優先順位の判断基準につながっていきます。
そして、既存の組織に残った方の中には、「そんなの分かっているよ！」と言う方もいらっしゃるかと思います。
しかし、働く環境が異なれば組織に向けられる期待もまた変化するものです。
また、マネジャーの中には、「毎年メンバーに伝えているよ！」と言う方もいらっしゃいますよね？
…しかし、そうはいっても聞き流されている（！）場合も意外と多いのです。
是非上長や周りのメンバーと背景・目的を議論してみて下さい。
②チームメンバーそれぞれの役割や職務を共有する
新組織では、新しい仕事が待っていますし、既存の組織に所属している方の中でも、職務分掌や担務の一覧を年度の初めで見直す機会も多いと思います。
是非お互いがどのような役割発揮を求められているのか、どのような仕事を日頃することになるのか/しているのかを共有してみて下さい。
席が近くても、意外とお互いどのような仕事をしているかは知らないものです。
また、「今は無理でも行く行くはこんな仕事をしてもらいたい。」という期待もあるかと思いますし、中には「この人の担当している仕事って面白そうだなあ。いつかはやってみたいな。」という意思を持っている方もいらっしゃるかと思います。
そうした期待や希望も是非語ってもらい、共有しましょう。
併せて、今の仕事を進める上での懸念も吐き出してもらって皆で議論していきましょう。
ここでは、とことん吐き出してもらいとことん議論をすることがポイントです。
お互いの役割や職務を知り、悩みを切り口に興味を持つことは、チーム内の助け合いに向けての第一歩となります。
③計画やミーティングの持ち方を議論する
人が変わればこれまで実施してきた計画やミーティングの場の持ち方に対する考え方も違うものです。
日々の仕事をチームで上手く回してミッションを達成するための情報やノウハウの共有方法について是非議論してみて下さい。そして…「いつから始めるか」開始日を必ず決めて下さいね
ここを決めないと、延び延びになったり、自然消滅する恐れがありますよ！
新しい組織の始まり、というのは期待と不安に揺れることと思います。
メンバーの一人ひとりの期待や想いを同じ方向にまとめ、勢いをつけてミッションの達成に共に向かって行きたいですよね。
皆さんの仕事を進める上で、少しでも参考になれば幸いです
