[仕事術]タスク管理と資料整理のコツはツール選択じゃなかった！？ ＠ livedoor ディレクター Blog
タスクの管理方法って色々ありますけど、私はなるべくシンプルな方法のほうがいいと思っています。
良くあるのがプロジェクトごとにExcelとかでタスク管理表とかを作って、メンバーで共有するとかいうものですが、これだと他の人のタスクに埋もれて見づらくなったり、入力しないといけない項目（例えば完了日とかステータスとか、関係者とか）が多くなり、こまめに更新していく気力が続きません。
私の場合は、Googleデスクトップのタスク管理のガジェットを入れて、そこにひたすらやらないといけないことを追加していくというやり方をしています。
- Googleデスクトップで使うタスクガジェット
- タスクのガジェットの追加
Googleデスクトップのタスクガジェットを使う基本ルール
私は、こんな感じにしています。
・ やらないといけないことができたらタスク管理のガジェットへ追加
・ 基本1つの作業で完結する（※）ようなもっとも細かい単位のタスクとする
・ 他に登録されているタスクと比べて優先度や緊急度が高いものは上に持ってくる
・ 少し先でやらないといけないものに関しては、タスクの後ろに日付を書いておく
・ いつかやろうという程度のタスクは、下のほうに追いやっておく（忘れないためにとりあえず登録はする）
※ メールを書く、打ち合わせを行う、ある単体機能を実装するとか
というツール以上にシンプルなルールで管理するようにしています。
基本的に、仕事でのタスクを管理するには
・ 何をするのか
・ いつまでにやらないといけないのか
の2点を抑えておけばよいと思っています。
なので、「何をするか」を達成するためになるべく細かな作業レベルのタスクに落とし、それらをいつまでに行えばいいかを考えて、タスクの順番を入れ替え、ひたすら完了したら削除、というフローで管理していってます。
誰に対して行わないといけないとか、どこでやるとか、どういう風にするとかっていうのはある程度頭に入っていると思いますので、あまりそういうことは書くようにはしません。
タスク管理をすることが仕事だ、という風にはしたくありませんからね。
あまり大きな単位でタスクを管理してしまうと、作業の漏れが出てきてしまったり、やること自体に億劫になってしまったりするんですよね。
なので、ホイホイとこなしていけるレベルのタスクに落としておいて、リズムよく仕事ができるようにしています。
また、仕事の量が多くなるとあせってきたりしますが、何をやればいいのかがリスト化できれば、あとはそれを一つ一つ期限までにやればよいだけなので、気持ちも少し楽になります。
期限が迫ってきているタスクが多いのであれば、その中の幾つかについて誰かに助けを求めるってこともできますからね。
これは個人レベルでのタスク管理ですので、そのタスクの状況を共有したい場合、私はTracを使ってメンバー間の共有と、後から簡単に情報を参照できるようにしてたりします。
ただ、自分の中で完結するタスクはそこまで細かく管理しなくても良いので、うまく仕事の時間を作っていくには、やらないといけないことを簡単にメモでき、それをリズムよくこなしていくのをサポートしてくれるツールがあれば十分かと思っています。
そういう意味では、メモ帳に書き出しておくということでも全然問題ないかもしれません。
（簡単に追加できる、順番（優先度）の入れ替えができる、完了（削除）が簡単にできる、という手間を考えれば、もう少し高度なツールのほうが良いかもしれませんが）
自分の仕事のやり方にあったものを選んでみて、効率よく仕事していきたいですからね。
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