ほんのすこし書き方に注意すれば、あなたのドキュメントはさらに分かりやすくなる！ ＠ Enterprisezine
こういった具体論ではなく、もっと意識的なことなんですが、つられて書きたくなったので。
私が文章を書くときに気をつけているのは、ただ1つです。
如何に相手の時間を削れるか
これだけ。
そこを意識すれば、相手に伝える文章は短いほうが良いとか、要約しましょうとか、箇条書きが有効とかがわかってきます。
相手に理解してもらうって言うのはものすごく労力の要ることです。
伝える側も、受け取る側も。
じゃあ、その時間配分はどのような割合にすればいいかということになります。
- パターン1
自分が文章を書く時間： 3分
相手が文章を読んで理解する時間： 27分
- パターン2
自分が文章を書く時間： 27分
相手が文章を読んで理解する時間： 3分
どちらが良いかということです。
もちろん自分から見れば、パターン1の方が良いに決まっていますね。
重要な意思決定をしてもらうにしても、手間は少ないほうが良いに決まっています。
ですが、相手からみればどうかと考えればおのずと自分が書くべき文章というのがわかってきます。
（単純に時間をかければ良いってもんじゃないですが）
また、相手が一人であれば27分で済みますが、10名いた場合にはそれぞれの27分を浪費させることになってしまいます。
であれば、自分が27分の時間を消化することでみんなにわかりやすい文章に仕上げたほうが、ものすごくコストメリットが生まれます。
たまに、何でこんなに理解するのに時間がかかる文章を書くんだろうって思うことがあります。
この人は、自分に理解するための時間を使わせたいんだな、自分のことを暇で時間がある人って思ってるのかな、とひねくれた感情がわきあがってきたりもします。
ただ、こういうことって褒められることでもないんですよね。
わかりやすい文章で、相手の頭にすっと溶け込む文章がかけたとしても、相手はわかりやすい文章だなぁと言ってはくれません。
しかし、そういう文章に慣れた人って別の読みにくい文章との違いがはっきりわかるようになってきます。
誰だって時間を無駄にされるのは嫌がります。
それは文章を書くときも一緒のこと。
それにかかる自分の時間というものを優先させるからおかしな文章になって、相手の時間を浪費することになり、不快な気持ちになったりするのではと。
そういう相手にすっと溶け込む文章を書くことを意識して、相手の時間を削ることに貢献する手間というのを惜しんではいけないなと感じます。