時間って誰にとっても、どんな場合でも重要ですよね。
仕事においてこの時間と言うものの捉え方は、普段そうするのとは異なった考えを持っておいた方が良い場合があります。
それは相対的な尺度で時間を測るということ。
例えば、ある人の仕事をふられたとします。
この時に、「何時までにできる？」とその人に質問され、「2日でできます」と答えたとしましょう。
この2日という時間は、絶対的な時間です。
あなたは、その時間内に仕事を終えなければならなくなります。
一方で「何時までにできる？」と質問され、逆に「何時までに必要ですか？」と聞き返します。
すると「4日以内に仕上げて欲しい」と言われました。
実際にはその仕事を自分は2日でこなす能力は持っているのですが、4日以内に仕事を終えればよいことになりました。
この2つの違いは何でしょうか。
単に、納期に余裕ができたというだけでしょうか。
一つの大きな違いは、この仕事を終える時間が「私」の軸で考えた場合と、「相手」の軸で考えた場合とで大きな開きがあるということが分かります。
時間というのは誰にでも平等ですが、他人の時間感覚を自分が知る由はありません。
1分という時間を感じるのは自分自身でしかありません。
ここでは自分にとっての2日間は、相手にとっての4日間とイコールになっているわけです。
もう一つの違いは、自分が示した2日間は、恐らく自分の能力や抱えている他の業務と兼ね合いを考えて算出された工数だと思います。
つまりは、もろもろの業務をこなしつつ自分の稼動を100%にすると2日間でできると。
こうした場合、さらに振られた仕事に対応する事ができなくなります。
一方で4日間でよいといわれた場合、自分は2日間でこなす能力があるので、残り2日分の余裕が出ています。
この余裕が重要で、新しくふられるかもしれない仕事に備えろという事ではなく、他に抱えている業務との関係を冷静に判断する事ができます。
自分が2日間でやりますといってしまえば、それは絶対的な納期になってしまいますし、その業務は最重要タスクとして頭の中のToDoリストの最上位に位置づけられるかもしれません。
一方で余裕がでれば、他のタスクを整理し重要度を考え、タスクの関連からどの業務から取り組めばよいかを考える事が可能になります。
よく、いっぱい仕事をふられてアップアップになっている人を見かけますが、何でもかんでも絶対的な時間軸で仕事を引き受ければさもありなんと感じるわけです。
仕事をふった人が求める時間軸を把握しておけば、そうあわてる事の無い業務をふられているのだと分かるかもしれません。
では、先ほど4日でと言われた仕事を2日で、またはそれ以下の時間で頼まれたらどうするんだと言う事になります。
この場合、自分の抱えている他の業務をまた、自分以外の軸で時間の整理を行ってみればよいと思います。
それはつまり、その業務の重要度を整理すると言う事。
それを行う事で、時間に余裕が出来るかもしれません。
これらのことについて、最終的には相手に納期を決めさせるのではなく、その業務内容の位置づけや、関連する事象との関係からデットラインを自分なりに見つけ出す能力が身につければ言う事はありません。
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