新しいドキュメンテーションツールとしてのWink で、画像をペタペタ張ったようなドキュメントが・・・と書きましたが、印刷したりメールで送ったりとドキュメントの基本は、やはり文章と図（画像）から構成されるものと言う事になります。
ですが、PCの性能と仕事の性能 で書いたとおり、取り扱うデータが大きくなると見る側にも環境によっては大きな影響を受けることになります。
ですので、ドキュメントに関しても作る側が見る側の立場を配慮しながらなるべく容量も削って作ってあげる方が良いです。
最近社内で見かけたのですが、WebページのスクリーンショットをPrintScreenキーを使用して、そのままExcelやWordにばんばん貼り付けているドキュメントみました。
これをGIFや（ある程度品質を落とした）JPEGファイルに変換すると全体の容量は1/3～1/5まで下がりました。
画質を多少落としても、見る側にはさほど影響は出ません。
（パンフレットなどお客様に配り、その画質が重要視されるものを除いて）
スクリーンショットをそのままOfficeのソフトに貼り付けるのは最も簡単な作業になりますが、先ほど言ったように容量の問題が出てきます。
（WordやExcelは画像の圧縮の機能がついているのですが、場合によっては まったく圧縮されない事があります）
そこで、一旦何らかの画像ソフトで画質を下げてから取り込むという手順を踏まなければなりません。
スクリーンショットを取る→画像ソフトで画質を落とす
と言う手順は、Windows標準の手順を踏めば一枚一枚作業する事になるので非常に手間になります。
そこでお勧めなのがこれ
スクリーンショットを連続して取る事が可能な上、取る際の画質を決めておく事ができます。
また、すでにある画像をまとめて他の画像に変換（JPEG→GIFなど）する事も可能です。
その他にも、縦スクロールが必要なWebページを一枚の画像にまとめたスクリーンショットを取る事もできます。
（後で画像をつなぎ合わせると言うような編集がいらず楽）
Webシステムの利用マニュアルなどは、各画面のショットを貼り付けながら説明という形式が多いですが、こういったソフトがあればまずは、各画面のショットだけをまとめて撮っておいて後で、マニュアルに組み込んでいくと言う事が簡単にできるようになります。