インターンシップの情報共有、何が有効？
半年間の活動をまとめたレポートを作成すること。
インテリジェンスオフィスのインターンシップで
この２年続けていることです。
０７年は４ページ、０８年は８ページにおよぶレポート。
文字量にして１万文字超、読むのに３０分くらいかかる
なかなかの力作です。
これだけのレポートを作成しようとすると
プロジェクト中にかなりの情報共有が必要に
なってきます。
しかし、インターンシップ中の情報共有は
何が一番有効なのか？答えはひとつでは
ありません。
うちのインターンシップで最も活躍したのは
「メーリングリスト」。
メーリングリストは同時に複数の人にメールを
送れる仕組み。自分がメーリングリストに投稿すると
あらかじめ登録されているメンバー宛に一斉に
配信されます。また、それに返信すると、その返事も
またメンバー宛に一斉に配信されます。
昨年は９００通を超える投稿があったのですが、
ここまで活用できたのには、以下の２つのことが
大きな要因として考えられます。
１）唯一の手段とする。
いろいろな手段を使うことで情報がバラバラになると
とても使いづらく感じます。
手帳やノートを一冊にすることや、メモを一カ所に
集めておいたほうがいいのと似ています。
そこで、どんな情報であっても必ず共有する時は
メーリングリストで行うこと。このことを徹底しました。
そのおかげでこれを見ないと、情報共有ができないため
必ずみんなが見ている環境が生まれたのです。
実はこのメーリングリストはいまだに生きています。
先日もインターンシップ生から「志望企業から内定を
いただきました！」という嬉しい報告が共有されました。
みんなが見ているとわかっているからこそ、
こんな報告があるんです。
２）ルールを決める。
真夜中に投稿するメンバーがいたり、
用件からは何が書いてあるかわかりづらいため
後で探す時に不便な投稿をするメンバーがいるなど、
当初は使いづらいと感じていました。
しかし、プロジェクトの途中で「タイトルの付け方」
「送る時間帯」など自分たちでひとつずつルールを
決める動きが起こりました。
結果として、ビジネスの現場で通用するスマートさと
相手へのホスピタリティに満ちたものになっていきました。
近頃の学生のデジタルネイティブ度はかなりのものです。
彼らのほとんどは平成生まれ。
スカイプやＧｏｏｇｌｅなどを使った情報共有をどんどん
提案してくれます。
受入先の私たちからすると、
「本来のコミュニケーションは、顔と顔をつきあわせて…」
など言いたくなることがあるかもしれませんが、
道具は使い方次第。
彼らとのプロジェクトから意外なビジネスチャンスを
発見できるかもしれないと思い始めています。