今朝はこの冬一番の冷え込みとなったここ北摂地方です。晴れて真冬を思わせるキリッとした空気感が心地よい感じがします。
さて働き方改革の一つの考え方として、「無駄な残業」をどうしたら減らせるかを、プロジェクトマネジメントの視点で考えています。
次回まで個々のチーム（部署の）メンバーがその週、もしくはその日に実行しないといけない作業をリスト化し、カレンダー（キットPMはGoogleカレンダー）に、作業する日時を指定して書き込む手順をお伝えしました。
その際大事なのは、作業時間の見積り方法です。普通作業工数を見積るときは、どうしても多少の余裕を持って見積もってしまいます。余裕という言いましたが、別の言い方をすると「サバを読む」「水増しする」とネガティブな意味になりますね。
この水増しされた時間を、一日の終わりもしくは週末にまとめて配置します。その結果、水増し分を取り上げられたメンバーは、できるかできないかぎりぎりの時間を目標に必要とする作業を実施することになります。
この状況は作業者の精神状況にとっては結構厳しいものですが、シビアな目標を達成しようと仕事に対する集中力は各段に上がります。
また、例え予定時間内に作業が終わらなくても、バッファとして取り上げた余裕時間を配置していますから、その安心感もありますので、精神的なプレッシャーも度を超すことはありません。
こうすることで、個々の作業効率を飛躍的に上げることができるようになります。経験上間違いありません。
さらに、部署やチームでメンバーそれぞれの予定を共有することで、全体の作業状況を把握することが可能になります。
Ｇｏｏｇｌｅカレンダーであれば共有設定をするだけで、メンバーの作業予定を日、週、月単位でいつでも確認することができます。その上、カレンダーの作業項目に終了、仕掛などの状況を記述することで進捗の管理もできるわけです。
作業の状況を共有すると、誰のどの作業に遅れがでているかが分かるので、マネージャーはその作業の重要度（他の作業に対する影響度）を勘案して、作業のサポートを計画することができるようになります。
予定期日直前で、寝耳に水の「できません」をいう悪夢のような状況を回避できるようになります。つまり、１週間なり2週間なりの先を見たマネジメントが可能となります。
またよくない状況に陥りつつあるか否かは、各メンバーが配置しているバッファの残り量を監視することで簡単に把握することができます。
無駄な残業を撲滅するには、仕事の効率を挙げることと、それぞれの作業状況を共有することが欠かせないとキットＰＭは考えています。
特に状況を共有することで、必要のない残業をやっているか否かが一目でわかるようになりますから、いつまでも仕事するふりをして居残っていることの方が、逆にやりにくくなる環境を作ることができます。
過剰な残業の発生は、業務量が増えていることと、作業が終わってもなかなか定時で帰ることがができない「場の空気」があるためだと考えています。
今回これを解決する方法について考えてきましたがいかがだったでしょうか。この２つの問題について解消することは、そう簡単なことではないとは思いますが、アプローチの一つの在り方としてご提示してみました。
次回から新しいテーマに取り組むことにします。ご期待ください。