この週末の関西地方はいい天気が続きました。今朝も窓から見る空は改みごとなな快晴です。とっても気持ちがいいですね。
先週末の土曜日はPMI（Project Management Institute）日本支部関西ブランチの「PM創生研究会」主催の「ソーシャルデザイン思考実践」というワークショップに参加してきました。
これはデザイン思考の手法をソーシャル活動に応用しようという試みを行っている「ソーシャル・プロジェクトマネジメント研究会」の経験と知見を共有するものです。
演習課題では東北大地震の復興をテーマに2011年当時の女川町をモデルに様々まなアイデアを作り出す作業を、デザイン思考のプロセスに従って体験しました。難しい分部もありますが、懇親会を含めて9時間余り、とても有意義な一日を過ごすことができました。
さて前回は、一日の作業見積を作成することについて考えてみました。そこで２つのパターンの見積りを示しました。これです。
パターン1）
作業1 会議1 昼 作業2 作業3
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パターン2）
作業1 会議1 昼 作業2 作業3 予備
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全体の時間としてはパターン１も２も同じですが、パターン２は各作業に含まれていた予備時間を一日の最後に集めています。
一般的に作業見積り行うと、各作業にある程度の余裕を見込むことになります。上のパターン１ですね。その余裕をシビアに見て作業から取り上げる、つまり真水（ネット）の作業量で計画を立てるのがパターン２の考え方です。
このとき、もし計画通りに作業が進むと、いつも8時間かかっていた（パターン１）作業が、5時間半で終わる（パターン２）ことになります。これは大幅な時間短縮の可能性を示唆してることになりますね。
もちろん計画通りに作業をしようとすると、かなり集中して行わないといけません。割り込みの仕事や、ちょっとした同僚とのたわいのないコミュニケーションなど、極力無視して作業に没頭する必要があります。言い方を変えると、マルチタスクを排除し、シングルタスクを徹底するということになります。
ただ現実的にはこのような作業形態を維持するのは難しいのは、皆さんの日ごろの業務を考えると容易に同意いただけると思います。
その理由はいろいろありますが、一つは一般の人は長時間のハードな集中力に耐え得るのが難しいということと（集中力の継続はキットPMの場合だとおおよそ40分～60分です）、組織には直接業務に関係ない雑事が結構沢山あるため（フルに作業しても約60%が作業に集中できる時間で、40%はその他の作業を行っている）です。
そこでパターン２では、各作業に振り分けられていた余裕を取り上げて、一日の最後にまとめました。
こうすることで、例え個々の作業に遅れが出ても最後に配置したバッファで吸収できるという安心感があります。
ただキットＰＭの経験から言うと、何とか当初予定内で作業を済ませようという、強い心理的な働きがあることは確かで、仕事そのものの効率は上がることは間違いありません。
マイナス面？としては、非常に大きな集中力が求められるので、慣れるまではそのプレッシャーはなかなかきついものがあります。
ですが、そのおかげで定時で仕事を終えることができるわけですから、そこでできた時間でストレスを解消することを考えることが、より人生を生き生きと過ごすきっかけになるのではないでしょうか。
次回は、各個人の予定をマネージャは同管理し、共有するのかについて考えていくことにします。