首都圏では降雪のため交通機関が大きな影響が出たようですが、皆さんいかがでしたでしょうか。捲き込まれた方は本当にお疲れ様でした。
東京の雪に対する脆弱性について、大雪が降るたび問題が指摘されますが、キットＰＭには、年に数日のためにどこまで投資するかという、費用対効果の問題のように思えます。
むしろ台風や地震と同じように、企業や組織が大雪の時の行動計画を策定し、無駄なコストをかけず、最低限の業務遂行が可能な対策を取るようにした方がいいのではと思います。
そしてこの”真の目的”は、企業や役所などの組織の理念、方針、戦略、事業計画など、組織を統治する上位の構想と紐づいている必要があります。
逆に考えると、プロジェクトは目前にある課題に対するソリューションを作り出す行為ですが、そのソリューションによって組織が何を実現したいのか、何を期待しているのかを知らずに、プロジェクトの実施はできないということになります。
もちろんこの”真の目的”がＢＡ（ビジネスアナリシス）活動を通して、あらかじめ明らかになっている場合は、そのアウトプットをプロジェクトに引き継ぐことになります。
このとき、「プレ・プロジェクト」の活動はＢＡのアプトプットを確認し、その結果がどのような文脈（コンテクスト）で作られたかを理解する作業を行います。
ただ残念ながら、日本のビジネス現場の現状は、ＢＡ活動をシステマチックに行うほど成熟してはいません。
前回も述べましたが、ＢＡ活動からのインプット情報が期待できないとき、プロジェクトマネージャーはそれを代替する情報を集めることになります。しかし、限られた時間でそれを行うことは、一人のＰＭやプロジェクトメンバーで行うには少々ハードルが高い作業となります。
そのため簡易的な手法で必要な情報を集めることになります。
では、必要な情報とその入手方法について考えてみましょう。
もちろん、一番目はプロジェクトの”真の目的”です。
これを明らかにするには、まず組織のトップが表明している理念や行動指針および中期事業計画などを確認します。
その上で、プロジェクトの成果を利用するもしくは恩恵を受ける部門、部署の方針と計画を、部門の事業計画書などから確認します。この際注意が必要なのは、組織全体の事業計画と部門のそれが整合しているかどうかを、注意深く見て行くことが重要です。
普通は部門の計画は、全体計画から落とし込みを行うので、そこに大きな矛盾が発生することは少ないのですが、目標や実行過程が曖昧な表現であったりする場合があります。
このような場合、その計画を作成した部門長などに、プロジェクトスポンサーの立場に立つ、プロジェクトに対する決済権を持つマネージャーを通してコンタクトし、ヒアリングを行うことで確認していきます。
このとき、３つの視点で方針や戦略を分析することが、計画内容を理解する上で大いに参考になります。
その３つとは、① 社会（市場、法律など）の視点 ② 経営者の視点 ③ 働く現場の視点 です。
この３つの視点は、組織を取り巻く環境の全てを表していることにご注目ください。つまり、この視点で分析を行うことは、組織が置かれたビジネスなどの環境を理解し、課題を明らかにし、対策を考える上でとても役に立つツールとなります。
次回もさらに掘り下げて行きます。