歳末の総選挙も終わりちょっとホットしたところですが、年末に向かってやるべきことが相変わらず山積みで、悩みが多いキットＰＭです。
気を取り直して、プロジェクトの「火消し」について考えていきます。前回では、明らかになった解決すべき問題に、どのように優先順位を付けて取り組むかという命題を上げました。
もちろん、全ての問題を同時に解決できればいいに越したことはないのですが、問題解決に使える資源（人、もの、金）が限られる以上、なんらかの優先順位を付けて対応せざるを得ません。
このとき、一般的には「緊急性」と「重要度」とのマトリックスで優先を決めて行きます。「緊急かつ重要」が優先順位一番だということはいうまでもありません。。次は「緊急だけどそれほど重要でないもの」に取り組みます。その次は「重要で緊急性が低いもの」となります。
プロジェクトでは作業期間が決まっているために「時間」の要素が非常に大きいことが、通常の問題解決とは違った特徴となります。特に火消しの場合は、緊急性が高いものに優先的に対処することは当たり前となります。
また、「解決すべき問題」は生き物です。時間の経過とともに問題の緊急性や重要性が変化するということに特に気を付けることが必要です。
緊急性が低いと見積もって、解決を後回しにしていた問題が、いつか大至急対応が必要になることは珍しくありません。これは、根本原因を明らかにしていないことから引き起こされるのですが、どんな問題でも軽く見ずにその本質を把握することが重要になるわけです。
さて、具体的な取り組みですが、まずプロジェクトで起こっている問題は、通常そのとらえ方で幾つかのレイヤーに分かれることを理解する必要があります。
例えば、あるタスクの進捗に遅れが生じているという、表面に現れる問題があります。これを第一レイヤーの問題とします。
その進捗の遅れの原因がどこにあるかを分析したところ、作業に必要な情報が充分に提供されていないという問題に気が付きます。これが第二レイヤーの問題です。
さらに、情報を提供する側と必要とする側のコミュニケーションが上手く取れていないことが原因にあると分かります。これが第三レイヤーの問題です。
最後に、コミュニケーショントラブルの原因は情報提供側が、プロジェクトの位置付けや必要とすべき情報がプロジェクトに与える影響を正しく認識していないということが明らかになりました。これは第四レイヤーの問題となります。
では、あなたならこの状況でどこから手を付けて行きますか。実はどこから手を付けるかの判断は、かなり難しい問題となります。
なぜならプロジェクトのライフサイクルやプロジェクトの上位にあり、同じ最終目的を実現するための複数のプロジェクトを取りまとめる「プログラム」への影響などを考慮する必要があるからです。
これが、プロジェクトという特殊な環境における問題解決の際考慮が必要となる最大の特徴かもしれません。
次回はこの部分に更に切り込んでいくことにします。