さぁ、寒さに負けず張り切って12月を乗り切りましょう。
クリスマスの装い、阪急梅田のプロムナード
前回からプロジェクトの火消しについて考えています。なぜ火消しの作業が発生するかを考えましたが、その理由はプロジェクトによって様々で定義できないものです。ですから、火消し作業自体もトラブルの原因によって様々なアプローチが必要になります。そのためにも最初の作業では、まずトラブルの原因を明らかにすることになります。一般的にトラブルには、表層に現れている現象とその直接原因があり、さらに表層に現れているトラブルを引き起こしているコアとなる原因が存在します。
例えば、
「作業スケジュールが遅れている＞担当者間での仕様の再調整が頻繁に発生している＞当初の要件定義が不完全で、決定していないことが多く存在する＞要件を出すユーザー側が、実務が忙しいため深く考えずに、従来行っている業務要件を提示している＞プロジェクトの目的であるBPRの方針と要件が整合していない」
という具合です。
このとき、火消しを行う側で必要になるのが、プロジェクトの内容と現状を正しく把握することです。
そのためには、対象のプロジェクトがどのような経営の要求から発生していて、どのような手順でいつまでに目的を達成しないといけないかを確認します。
これはつまり、「プロジェクト憲章（Project Charter）」に書かれている内容のことですが、残念なことに、プロジェクトを実施している組織が明確なプロジェクト憲章を持っているとは限りません。
もし、明確に定義されいない場合、火消しはそれを明確にする作業を行う必要があります。そのとき有効なのは、組織を取り巻く３つの視点で要求事項を明らかにすることです。その３つとは、以下となります。
１. 経営の視点からの要求
２．マーケットの視点からの要求
３．実務を行っている現場視点からの要求
この３つの視点は、組織に対するインプットを網羅していますので、ここをしっかり考えることが重要になります。
さて、このプロジェクトの目的を明確にする作業には、一つの手順があります。
まず、企業の経営戦略とプロジェクトの関係を明らかにすること。次に、戦略に基づいて実施されているその他のプロジェクトの存在と状況を確認すること。さらに、全ステークホルダーを上げその関係や意識を把握することです。
ここまでの作業を行うことで、プロジェクトに求められる役割が明らかになります。あ、あと予算の確認も重要ですね。全体予算がいくらで、それが現在どこまで消化されているかや、予算バッファの有無とあるとすればどのくらいかなど、確認しましょう。
これらの状況を確認してやっと火消しの作業に入ることになります。次回もさらに火消しの実務について考えを進めて行きます。