今週末から、いよいよ春の連休がスタートしますが、皆さんはいかがお過ごしになるのでしょうか。旅行に行かれる方、この機会に日頃できないことをやろうと計画されている方などいろいろでしょうが、リフレッシュして夏まで乗り切る英気を養いたいものです。
ハワイ島マウナケア山頂から見る夕日です。
多くのプロジェクトではプロジェクトを開始する前に、必要な情報が揃っていないまま、期日にせかれてスタートしてしまいます。
そのためプロジェクトがスタートしてから、様々な思い違いや手戻り、情報の確認、再調査などのイニシャルコストが掛かってくることがままあります。
こうなると、プロジェクトのスタートから遅延するという問題を抱えてしまい、結局それを最後まで引きずることになり兼ねません。
キットＰＭはプロジェクトをスタートする前に、プレプロジェクトを実施し、スタートするための条件が整っているか、またはまだ足りていないものは何かを確認することをおススメしています。
同様にインプット情報の不足という、好ましくない現象が起きる場合があります。
最近のビジネス環境の変化の激しさには目を見張るものがあります。これには皆さんも同意されると思います。
ビジネス環境の変化とは、マーケットの構造やトレンドの変化、競合先の施策、法律の変更や為替の変動などの外的要因などによるものです。
ということは、プロジェクトを実行中にも、プロジェクトに影響を及ぼす環境の変化が起きる可能性があるということです。
このようなとき、目前のプロジェクトと格闘しているＰＭやプロジェクトメンバが、その状況を的確に知ることは、場合によっては難しくなります。
ところが、組織的な取り組みとしてプロジェクトへの情報提供を行うことを明確にしているところはまずありません。
多くのプロジェクトが同時並行で走ってる会社で、このような重要かもしれない情報の扱いが明確になっていることが必要です。
プロジェクトへ情報をインプットする機能は、プレ・プロジェクトや立上げプロセス時に、プロジェクトオーナーやスポンサーであるマネージャ層が担っています。
それ以外では、プロジェクトから提起された問題や課題を解決する過程で得られます。もし、ＰＭＯが組織内にあればプロジェクト群をコントロールする役割ということで、PMOが情報提供を行うことができます。
ここでもＰＭＯの存在は重要だということになります。プロジェクトはプロジェクトだけで完結できる存在ではありません。プロジェクトの成功は、組織全体の総合的なアプローチによるものなのです。
このテーマ、次回も続きます。