雨と風で桜も終わりかと思いましたが、まだ大丈夫なようです。今日は、近くの公園で仕事するのもいいかもしれないという気分です。
まずＰＭがやるべきことは、プロジェクト・マネジメント方針を立てることでした。そして方針に従って、プロジェクト計画を実施するわけですね。
計画書そのものは、テンプレートなどに従ってＰＭが主体になって作成していくことになります。
次に考えないといけないのは、どうやって計画の精度を上げるかということ。それに、計画の内容をチームやステークホルダと共有することです。
当たり前ですが、品質の高いインプットが必要になります。そうです、「アウトプットの精度はインプットの精度に依存する」という原則の通りですね。
▼ではインプットの品質を高めるためには
どうすればいいのでしょうか。それは、できるだけ多くの人、特にチーム内にあるさまざまな意見を聞くことにつきます。
ＰＭはそのための”場”を設け、情報や知見を引き出す努力をすることになります。また、この作業は異なる２つの方向性から成ります。一つは、プロジェクトチーム内でもう一つはチーム外のステークホルダです。
時には、多くの意見が出て収拾がつかなくなることもあるかもしれません。その時にはＰＭはリーダーとしての判断を示すことになります。もちろん、感情的なもつれが生じないように、上手にやらないといけないのですが。
▼チーム内に向けては
計画j作業を通して、それぞれのメンバの意見を汲み上げて行きます。これを、できるだけオープンな状況で沢山の人と議論することが、精度アップのキーとなります。また、同時に議論の過程で、情報の共有も可能となります。
キットＰＭは、「タスク抽出」作業の中で様々な意見を出しあうことが、非常に有効な手法だと考えています。ちょっと面倒ですが、慣れると本当に便利です。「タスク抽出」についてはFacebookページになりますが こちら をご参照ください。
▼チーム外のステークホルダは
通常、意思決定者や利害関係者となりますので、少々気を使ったコミュニケーションが必要になります。
このとき有効なツールとなるのは「プロジェクト憲章」です。これを基にプロジェクトの進め方などについて、意見を聞いていきます。
この作業の中で、プロジェクトの目的や目標に対する考えの違いが出てくることがあるかもしれません。でも、この段階でそれが明確になるのはラッキーなことと考え、計画プロセスで積極的にステークホルダーとのコミュニケーションを図ることが、良いＰＭの行動と言えるでしょう。
▼皆さんお気づきになりましたでしょうか？
こうやって、多くの人の意見を聞く活動をしながら計画をまとめ上げていくと、最終的には、計画の内容について大まかな合意が形成されている可能性が高くなります。
つまり、もう一つの「PMが考えなければならないこと（情報の共有）」も実施しているわけです。一石二鳥ですね。
▼この話は、
次回も続きます。