▼とうとう、
キットＰＭも風邪を引いてしまいました。前回「風邪など引かれませんように」などど書いた本人がこのざまでは洒落になりません。まったく。
夕べ寝床に入る直前から喉の奥に違和感を感じていたのですが、朝起きるとますますイガイガ感が大きくなり、完全に風邪の兆候となってしまいました。
冷え込みが厳しくなり始めたこの時期、皆さんもご自愛ください。
▼さて、今回は
オイシイ話ということで進めていきます。オイシイというのは、進捗管理のコストを下げてかつ生産性を上げるというが比較的簡単に実現できるということです。
「えー、そんなことができるならとっくに皆やっているよー」という方、そのとおりです。知っている人はやっていて、大きな成果をあげています。
▼ではもったいぶるのは止めて具体的に
ご紹介していくことにしましょう。前回ご紹介したのは「進捗の測り方をタスクが終了するまでの残り時間で行う」という考え方でした。
あるタスク（その大きさをどの程度に設定するかはプロジェクトによって考慮する必要はありますが）の設定された完了予定日に対して、進捗管理者は「後何日で終了できるか？」と尋ねるわけです。尋ねるタイミングはタスク工程の中間時点と、終了時点の少し前の２回程度（これもタスクの大きさによりますが）とします。それ以上だと余分な手間がかかるので。
中間時点では、作業の初動（イニシャル）部分が終了し、実作業に突入し作業者が作業内容の実態を把握し始めたこととなります。つまり、そこそこリスクやまだ見きれない部分がどこにあるかなどが判てきたということです。
このタイミングでの終了見込みはかなり精度が高いはずですし、万一計画より余分に時間が必要になった場合でも、まだ取り得る対策は沢山あるはずです。
逆に考えると、この時点まで細かな進捗管理をしてもそれほど精度が上がるわけではないし、このタイミング以降だと万一の場合に対策が限定される可能性があるわけです。
終了直前の確認は、最終的な確認を行いその後工程の準備を円滑に進めるために必要となります。タスク間の繋がりを考慮し、並行で走っている他のタスクと歩調を合わせたりもします。
▼進捗が思わしくないとき
ＰＭが行うこともハッキリしています。まず、中間時点で明らかに工期がオーバーする場合、そのタスクがプロジェクトに及ぼす影響を調査し、もし大きな影響がなければ当該タスクの日程と関連するタスクの日程を再調整します。プロジェクト全体として、当初予定をクリアできれば問題ないわけですから。
タスク終了前の段階で問題が明確になる場合、これはほとんど発生しないのですがもし発生したとすればよほどの予測し難いことが発生したことになります。プロジェクト全体に及ぼす影響を考えながら日程の再調整を行ないます。
んー、これだけではやはり一部のタスクの状況でプロジェクト全体が振り回される可能性がりますね。ＰＭとしてはあまり望ましくない状況となります。
そこでもう一工夫してみましょう。
上の例では、タスクの重要性によって対応が異なってくることになります。重要性とは「プロジェクト完了タイミングに影響を与えるか否か」ということです。
さらに言うと、あるタスクの遅延が後続のタスクにどの程度のインパクト与えるかということでもあります。
▼このタスクの重要性は、
計画時点の「タスク抽出作業」で作成するタスクネットワーク図で明らかになります。クリティカルパス上のタスクであるか、そのタスクから直接アウトプットを受け取って作業を開始するタスクは幾つあるかなどが一目瞭然となります。
重要なタスクが判るということは、その重要度に従ってタスクの不確定性を排除すれば良いことになります。不確定性の排除とえはタスクの工期を伸ばすということです。つまり余裕を持つということですね。
なーんだ。と思われた方、あなたは正しいのです。だって、工期に余裕を持つことはちょっと気が利いた人なら普通にやっていることですから。当たり前すぎますね。でも、この考えでアチラコチラに余裕を沢山もったら、プロジェクト自体は安全になるかもしれませんが、やたら工期が伸びてしまい実際的なプロジェクト計画には成り得ません。
ではどうするのか？について、次回は考えて行きましょう。