私、キットＰＭはこの度の地震と津波に被災された方々に心からのお見舞いを申し上げます。また、亡くなられた多くの方々のご冥福をお祈りいたします。
少しでも被災された皆様のお役に立ちたい、それにはどうしたらよいかキットＰＭなりに考えましたが、やはり本職のノウハウのご提供が一番だと思い立ちました。被災された中小企業の皆様のために、緊急のプロジェクトの立上げやプロジェクトのリカバリを行う場合の計画立案のために、キットＰＭの方ハウを無償でご提供いたします。
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■３月も終わりというのにまだまだ寒い日が続きますが、北国の被災地の皆様の大変さが身につまされます。早期の復旧をお祈りします。
さて、ここ数回プレゼンテーションという切り口でＰＭの情報発信について考えています。プレゼンテーションの本質は、伝えたいことをいかに正しくわかり易く伝えるかということだと思います。そのために、まず伝えたいことの本質をはっきりさせることが重要だと述べました。次に、伝える内容や相手によって工夫が必要だということです。
まぁ、このようなことは敢えてこのブログで言うこともない基本的なことかもしれませんが、ＰＭがプレゼンテーションをうまく出来ないために、とても損していることを見かけるとやっぱり一言触れておきたいと思うわけです。
■覚えていらっしゃるでしょうか。３月１４日のここで官房長官の記者会見の様子についてコメントしました。情報を出すタイミングはその情報が影響力が重大なものであればあるほど、素早く公表すべきだということです。そのとき重要なのは、ウソはつかない、分らないことは分らないという、あるいは前提条件を明確にした上で提供する。それと、事実と自分の推理、感想を明確に切り分けるということでした。
情報の受け手に正しい判断を可能とするものでなければいけないと考えます。
一方、今回の震災でも問題になりましたが、拙速な情報公開を行うことで無用な心配をかけ、場合によってはパニックになるので明確な情報以外は伝えないという考え方です。まぁここでは政府レベルの発表について云々するのは控えますが、プロジェクトでもしこのような考え方で行動するＰＭがいるとすれば、まさしく、「何をかいわんや」ということになります。
■プロジェクトにはプロジェクトメンバー以外に直接的、間接的に多くのステークホルダーがかかわります。これらのステークホルダーは、プロジェクトの成果に期待する人たち（中には成果が上がらないことを期待する人もいるかもしれませんが、それはまた別の話です）ということになりますが、同時にプロジェクトを成功に導くためのエンジンにもなる人たちでもあるわけです。要するに、プロジェクトはプロジェクトチームだけのものではないということですね。
とすると、これらのステークホルダーの力をプロジェクトの推進に活かすことがどれほど重要かということも、なんとなくご理解できるのではないでしょうか。
そのためにも、プロジェクト内外に向かってＰＭから発信する情報のあり方が大切になるわけです。
■たとえば、ITシステム開発であればユーザーテストを行う部署に対する開発進捗状況の緊密な報告を行うことで、どれだけプロジェクト自体がユーザーから信頼されることになるか、とか。予算の見直しが必要になる”かもしれない”という段階での財務部門への可能性の報告とか。プロジェクトが影響を及ぼす範囲に対するＰＭの気遣いも、キチンとプレゼンテーションすることで受け入れ易くなります。
逆に考えると、予定通りと思って準備をしていたら突然、前日になってＰＭから中止を言い渡されることが繰り返されると、協力するのも嫌になってしまいます。
そんなこと、言われるまでもなく当たり前だろうと考えているあなた。トラブルの渦中にいるとこれがなかなか難しくなることもあるのです。それが現実です。
■さて、次回から新しいテーマに挑戦します。まだどんなテーマにするか考え中です。