みなさま、こんにちは。
今日も安全管理措置ですよ～。
さて、マイナンバーが記録されたデータや書面は、特定個人情報として厳重に取り扱いされることはすでにお話いたしました。
では、特定個人情報は、いつまで厳重に管理しないといけないでしょう。
法律の考え方はこうです。
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特定個人情報は、番号法で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限り保管し続けることができる。
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逆の見方をすれば、
必要がなければ、特定個人情報は保管してはいけない、ということです。
もう少し詳しく見ていきましょう。
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・個人番号が記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間に限って保管する。
・期間経過後、その事務を処理する必要がなくなった場合は、できるだけ速やかに個人番号を削除又は書類等を廃棄しなければならない。
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ここに、事業者がマイナンバーを管理する難しさが凝縮されています。
事業者は、何のために、その従業員からマイナンバーを取得・保管しているのかを常に把握しなければなりません。
そして、目的がなくなったときには、則一回一回マイナンバーを廃棄していく。
事業者から見ると、一つのマイナンバーは、
取得 → 利用 → 保管 → 提供 → 削除・廃棄
という順番をたどります。
この順序について規程したものが、「特定個人情報取扱規定」です。