今日はある有名な方と、上司との対談がありました。
最初に二人で写真撮影があり、初対面でありながら握手をしたり、かなり近い距離で並んで親し気に写真を撮るのです。さすがに上司も、お相手の方も慣れたもの。相手に問いかけたり、思わず笑ってしまうような一言を言ったりしながら、自然な雰囲気を作り出していらっしゃいました。
初めての場所に行くこと、初対面の方とお会いすることは、誰でも緊張する出来事です。こういう場に同席する時、緊張を和らげるのも秘書の仕事です。上司の人となりを一番理解しているのは秘書なのですから、あえて上司にフランクに話題を振ったり、上司の面白いネタを紹介したりして、相手の方が、「（私の上司に対して）気さくで話しやすい人なのか」「こんな雰囲気で話せばいいのか」と空気を掴んでいただけるよう、その場を和ませるのが秘書の役目です。
その後、お互いにお話が進んでいけば、秘書は一歩下がり、裏方の役目になります。お客さまが話しやすいよう、頷きや無言での相槌をしながら、必要に応じてメモを取ります。メモする内容は、来客の目的によります。その業務において必要になる事柄や依頼事項、スケジュール等をメモするのはもちろんですが、お話を伺っていて、私自身が勉強になると思ったことともメモすることが多いです。そのお客さまと今後お付き合いしていく上で、その方から伺って心に残ったこと、感銘を受けたことを見つけることが、仕事上の通り一遍の対応ではなく、より心に迫る対応になるのではないかと思うのです。機会やタイミングがあれば、それをお伝えし、喜んでくださることもあります。何より私自身が、仕事の中で勉強することができるのですから、自分のためになることも熱心にメモしています。
お話が弾むと、よりよいお話が飛び出して会話が盛り上がっていきます。同席しながらノート３ページにも渡るメモを取り、貴重なお話を聞かせていただくことができました。
