前職の社長は、社内を歩きながらよく床の小さなゴミを拾っていました。別な会社の経営者の方は、コピー機の蓋が上がっていたり、裁断機の刃が上がっていたりするのが気になり、いつも社内でそれを元に戻して歩くそうです。
上司を観察していると、上司が社内で何を見ているのか、何を気にしているのかに気がつくことがあります。特に経営者は社内の細かい点をよく見ています。それらのサインに気づき、上司より先に行動することができれば、「この秘書はよく見ている、気がついている」という信頼を得ることができます。
郵便物についても、上司はどんな郵便物を見ているか。何を保管し、何を廃棄しているかを観察しています。私の上司は、こまめに郵便物を確認することが難しいため、お付き合いの内容と相手によっては、いつもの郵便物を置くトレイに置くと、確認まで時間がかかるため、デスクに直接置いたり、手渡しをしたりすることもあります。年に1度、確定申告の時にだけ必要な郵便物がありそうだと気付けは、通常の郵便物とトレイを分けておいてもよさそうです。
上司のゴミ箱を見ると、上司にとって必要なもの、興味のないものが推測できます。封から出さずに捨てているＤＭ等は、同類のものがあった場合、不要かもしれないと想像できますので、機会を見つけて、「このようなＤＭ類は、ご不要でしょうか」と聞いてみることもできます。上司には興味がないが、社内の他部署に関係しそうな情報であれば、そちらに連携することもできますし、念のため秘書が保管しておいた方がよさそうだと思い、ゴミ箱から拾い出すものもあります。
はがきの投函を頼まれると、どのような郵便に直接返事を書いているのかがわかります。返信する可能性があるものは、次回から見やすくまとめておくことができます。締切までに返信が必要なものについては、こちらで保管し、締切に合わせて上司の確認を取り返信する等のアクションを確実に取ることができます。郵便物の動向を観察するだけでも、次の行動を予測し、先回りして対応することができるのです。
