以前、「整理」について書きました。必要なものと不要なものを分け、不要なものを捨てることです。
不要なものを捨てたら、次は「整頓」です。必要なものがすぐに取り出せるように、使いやすく置き場所、置き方を決め、表示を行うことですが、その前提として、書類を分類することが必要です。
分類ごとにフォルダやファイル、ボックス等を使って、書類を整理していくわけですが、この分類は、業務内容によって様々でしょう。分類が大きすぎる場合、例えば「秘書業務」では、その分類に含まれる範囲が広すぎて書類が増え、結果的に探しにくくなります。逆に分類が細かすぎると、分類数ばかりが増えて、その中身は、書類数枚ということにもなります。一つの分類に含まれる書類の量が、ファイル１冊分くらいを目途にして分類を決めていきます。その分類ごとにラベルやタイトルをつけ、ひと目で内容がわかるようにします。
書類が回ってきたら、その場ですぐに各分類に分けていきます。私は「とりあえず置き場」は作らない主義です。「とりあえず」置きだすと、どんどんそこに書類が溜まっていき、それを見返したり、そこから探したりするのに、余計な時間がかかるからです。分類さえ決めてあれば、所要時間は１分もかかりません。すぐに仕分けて、その分類の場所に格納していきます。
もう一つのコツは、書類は横に重ねず、縦置きすることです。横置きすると、常に上に重なっていく構造上、下に置いてある書類が見にくくなります。上のものを片付けないと、下のものが見られず、非効率です。
