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HP：オフィス飛躍
『Hong Kong LEI』エッセイにて✨
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働き方、ビジネス、生き方の可能性を
広げる情報を発信するブログです！
海外在住25年以上の視点や海外でのお仕事、
暮らしの情報なども時々、書いています。
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忙しい時ほど「丁寧さ」を忘れずにいたい。
井上ひろみです✨
少し時間を割いて確認していたら
あのミスは起こらなかったのに…
事後のフォローに何日も費やすことにならなかったのに
なんてことありますよね☺️
忙しくて、余裕がなく辛辣な態度とコトバで
職場関係をこわした人も見てきました。
だからこそ、
忙しいと思う時ほど
深呼吸とちょっと一息つくことを意識したいですね☕️
ところで、
あなたの部下はTO DOリストを作って
毎日のやることの確認を行なっていますか？
作ることはやってても
作るだけになっていたり
そもそも仕事が終わらない…
なんてことはないでしょうか？
今回は、TO DO リストも作っても
仕事が終わらないというあなたと？
部下さんのためのテーマです
「TO DO リストが終わらず
翌日には、また、リストが増えてしまう」
という忙しい部署にいるA子さん。
いつもやることが多すぎる…不安を抱えています。
やってもやっても
次から次にやること出てきて
本当に気がきでない様子。
実は、
TO DOリストが増えすぎていることの理由は
今日やるTO DO以外のこともリストアップしている
ってことが多いようです。
今日やるべきことだけでなく、
明日でもいいタスクや優先順位の低いことも
TO DOリストに入っていて
いつも未完了の仕事が
リストを見る度に目について
不安な気持ちになってしまっているよう。
さすがにリーダーや管理職、経営者の方は
手帳やメモ帳に優先順位もしっかり見込んだ
TO DOリストを作成していりと思いますが
意外と部下やメンバーは、
そういうことになっていることを
自分では気がついていないことがあります。
じゃあ、どうしたら良いでしょう。
まず
①TO DOの優先度を分類します
TO DOの優先順位を明確にするため分類します。
・期限はいつか？（急ぎのもの、時間をかけれるもの？etc)
・自分で完結する仕事か？誰かに引き継ぐものか？
引き継ぐ場合、いつまでに仕上げてもらわなければいけないか？も考慮
・作業時間は？
などを考えて、
優先順位を割り振っていきます。
例）
・月次の売り上げ分析 → ２日後までに仕上げる/ 上層部へ提出/作業時間、約２時間
・プロジェクトの進捗確認 → 本日中/ メールにて各責任者へ報告/ 45分
こうやって、見ると優先順位が一目瞭然になります。
②優先順位をつける
優先順位は、
①期限・緊急のものを優先度を高くする
②自分完結型なのか？他部署や引き継ぐ仕事なのか考慮する
関わっている人の人数やスケジュールも考慮。
人が関わってくる仕事、特に相手がある仕事では
キチンと時間が守られているか？
一定のクオリティがあるか？
で信頼にも繋がっていきます。
優先順位・重要度がわかり
やることが明確になったら
あとは、今日やらなければいけないことを
③「絶対やり終える」と覚悟しやるだけです
これだけで、思考の整理整頓もできて
意外とやるべきことへの
なんとなくの不安がなくなります。
部下がどうも仕事の進み具合で躓いていたり
悩んでいたりするようなら
⬜︎今日のすることが明確か？
⬜︎優先度、優先順位はわかっているか？
⬜︎今日の成果、ゴールは見えているか
どこかで一緒に確認をしてみるのもいいでしょう。
全部が優先順位が高く
メンバーが仕事を抱えすぎているなら
仕事の負荷がかかりすぎているかもしれません。
一時的の場合は、仕方ないかもしれませんが
仕事の負荷がかかりすぎということが続くようなら、
上司のあなたの調整が必要かもしれませんね
参考になれば幸いです！
では！
※ビジネスシーンでは良好なコミニュケーションに助けられることは多いもの
※リーダー向け目標の立て方
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