「中間管理職のお悩み」解消させて頂きます！
中小企業の
「新任グループ長の
仕事のお悩み解消」
お助けマン
髭爺です。
今、
会社が求めている人財は、
どんな人でしょうか？
それは、
「複数の人の労働生産性を
向上させることが出来る人」
なんです。
私は、
中小企業の
「新任グループ長さん」
を対象に、
今までの経験から
「複数の人の労働生産性を
向上させる」
ことが出来る提案を
していきます。
大いにご活用ください。
今日のテーマは、
「メンバーの
業務負荷を
分散する方法」
です。
グループ長さん、
メンバーの業務負荷が
分散できてますか？
どうすればいいのか、
分かってますか？
「考えて
やってるんだけど、
上手くいかない」
とお悩みではないですか？
今日は、
上手くいかない理由や
正しいやり方について
お話しますね。
まず、
「なぜ、
メンバーの業務負荷が
分散出来ないのか？」
の理由です。
それは、２つあります。
一つ目は、
業務が個人商店化
しているためです。
個人商店だと
業務分散出来ませんよね。
それは、
上司のあなたの責任です。
あなたが、
個人商店化させて、
メンバーの業務負荷を
大きくさせているんです。
即、
個人商店解消の
対応に取り掛かって
ください。
二つ目は、
上司のあなたやメンバーが、
・毎日の業務時間
業務内容の内訳の把握
・業務内容の共有化
が出来ていないためです。
今日は、
二つ目の
メンバーの
「業務内容と掛かる時間
の内訳の見える化」
について考えます。
まず、
やり方と手順に
ついて考えます。
①最初にやることは、
メンバー全員の
次の１週間分の
業務予定表の作成
です。
これは、
エクセルシートで
作成します。
②業務を
「定常業務」
「計画業務」
「突発業務」
「その他雑務」
の大きく４つに分類します。
③縦軸に業務分類ごとの
業務内容を入力します。
横軸は、
月曜から金曜の
毎日の時間を
入力します。
横軸には、
「予定」と「実績」を
入力する欄を設けます。
④毎日、
予定と実績時間を
入力すると
棒グラフで表されるよう
セットします。
棒グラフの色は、
「定常業務」は黄色
「計画業務」は青色
「突発業務」は赤色
「その他雑務」は水色
で下から積み上げる
ようにします。
⑤金曜日に業務を
「緊急度」と「重要度」の
マトリックスに
ポストイットで整理し
次週の業務を決めますが、
そこで決まった業務を
１週間分業務予定表に
入力するんです。
⑥そして、
曜日ごとに
一つのグラフに
メンバー全員のグラフが
表示されるように
します。
そうすると、
予定状態での
メンバー全員の
負荷状態が
分かります。
⑦そして、
月曜日の朝の
集合時間に
メンバー負荷の
分散のための
交通整理を
グループ長が
実施します。
⑧火曜日からは、
予定値と実績値での
メンバー全員の
負荷状態が
分かります。
そこで、実績を踏まえての
負荷分散の交通整理を
するんです。
⑨この結果、
メンバーの負荷が分散して
いき、メンバーの心理的
不安も解消されていきます。
⑩これが習慣化されていくと
メンバーの士気も
大いに向上していくこと
請け合いです。
「緊急度×重要度」
マトリックッスの活用と
「業務負荷見える化」
グラフの活用で、
「助け合いの風土」が
醸成されていきます。
私は
成果が出せる方法を
勉強し、
企業で実践も
してきました。
そして、
効果が出るやり方
と
出ないやり方
の違い
が分かりました。
あなたが、
業務でお困りの事が
あるのなら、
私と一緒に
成果が出せるやり方を
実践していきましょう！
どうか
よろしくお付き合い
ください。
どんな情報でも、
使えるものは
どんどん使いましょうよ！
今日も読んでいただき、
ありがとうございます。
