GTD 私のやり方
GTDをやり始めて約1ヶ月。習慣として定着したかなぁというところです。
僕の場合、どんな風にやっているのか紹介したいと思います。
最初の収集と分類はGTD徹底研究会 に参加したときにやったとおりなので割愛します。
整理とレビュー
システム開発なんてやっていると仕事柄、データは電子化されていないと不安なのと、リストを書き換えていく作業がどうしても億劫なので整理にはThinkingRock というソフトを使っています。ですがレビューはそのデータを紙にプリントアウトしたものを随時見ることにしています。
週末、家でPCを使っているときには直接TinkingRockを見ながら作業していますが、平日にはThinkingRockは立ち上げることも基本的にはしません。毎週月曜日の朝にリストをプリントアウトしてフィックスします。
なぜかというと、他のTODO管理ソフトでもそうですが、達成感を得られにくいのです。随時リストを更新できるのは便利なようですが、仕事の状況の変化に応じて新たにNextActionに追加しないといけない項目は随時出てきます。それらを追加していると、タスクをこなしてもこなしても、リストが短くならないのでちっとも進んでいる感が得られないのです。
プリントアウトしたリストを線で消していく方が心理的にかなり達成感が得られたのでそうしています。新たに追加する項目も手書きで書き込んでは線で消していきます。あと、プリントアウトのほうがどこでもいつでも見やすいです。
Ver1.2.2以前よりやっているXML形式のThinkingRockデータファイルをXSLTでHTMLに整形してそれをプリントアウトする方法を続けています。左上の画像はブラウザに表示したものをキャプチャしたものです。
実はThinkingRockはPDFでNextActionの一覧を出力できます。バージョン1.2.3から設定すれば日本語でも出力できます。(設定方法を書こうと思っていたら、komatsunaさんのblog「中庸が目標 」で手順が紹介されています。そちらをご覧ください。) 携帯に便利なPocketModスタイルでも出力できるのですが、いまいち出力される形式になじめないので使っていません。（どうしてなじめないかというと、ThinkingRockの出力は基本的にNextActionの出力なのです。一応プロジェクトに紐づいているものはプロジェクト名も表示されますが、僕のように週1回しか更新しない使い方ではプロジェクトの細分化はプリントアウト時点ではほとんどしてません。むしろ、やらなきゃならないけどアクションが具体的でないのをとりあえずプロジェクトに入れているのでプロジェクトと他のNextActionに混じるとやりにくいのです。きっと基本的にはThinkingRockを使って管理するが、PCの前から離れなきゃいけない前にさっとプリントアウトして持ち出す程度の利用が前提なのでしょうね)
週次レビュー
土曜日にやっています。できれば午前中にしたいところですが、最近は金曜日に飲み会で帰りが遅かったので寝坊して午後にやってました。
一応、時間を決めて集中的にもやるのですが、週末はプライベートであれこれやっているうちにあれも追加しなくちゃという項目が結構出てくるので週末は随時収集し、処理します。このときはプリントアウトではなくThinkingRock直接です。月曜日の朝にプリントアウトしてこの先1週間のリストをフィックスします。
具体的な週次レビューのやり方は、次のような手順です。
- プリントアウトを見ながら終了したタスクにTinkingRockでも完了チェックを今週も頑張ったなぁと思いながら入れる
- プリントアウトに手書きで追加してまだ終わっていない項目をTinkingRockのThoughtsに追加する。
- 15分くらい考えて思いつくタスクをThoughtsに追加し、手帳やトリガーリストを見ながら浮かんだものも追加する
- Future Listから1週間中に何かしようかなぁと少しでも思った項目は収集リストに戻す
- 収集リストを処理してProject、NextAction、FutureListの各リストに振り分ける。
- Projectに入れたもののうち、すぐ細分化できそうなものは分解する
トリガーリスト は役に立ちますね。4の手順をやるとき、トリガーリストを一通り読むといくつかタスクが出てきます。自分だけのトリガー質問も加えてカスタマイズしていきたいと思います。
場所は自宅でやることもありますが、カフェでやったほうがなんとなくやったぞ感が強いのでわざわざ外でやることもあります。
週次レビュー後、そのうちやる、プロジェクト、NextActionの各リストに入るタスクの比率は大体6:3:1ぐらいです。ややプロジェクトにあげる数が多すぎますね。
まあ、こんな感じでやってます。
僕にとってGTD
僕はわりと徹底研究会 で教わったことを忠実にやっているほうだと思います。ThingRockがGTDのプロセスの流れに割と忠実に沿ったソフトだからそうなっている面もあると思います。
1ヶ月やってみて仕事に追われている感はだいぶ和らいだように思います。
でも、やはり、1週間でプロジェクトとNextActionが全部こなせないのが気になっています。まあ、それらについては「残ってもクリティカルな損害が出なければ、もともと今週やる必要がなかったのだ」とあんまり気にしないことにはしているのですが、改善はしたいところです。
第一の原因は上司の考える優先順位と私が思っていた順位がずれていたのもリスト外のタスクが多くなることでした。それに気づいたので上司との対話を増やして改善できてきていると思います。
また、職場が忙して急な頼まれ仕事も多く、それをこなしているうちにNextActionに手がつかないことも多いです。それに対しては職場のタスクが整理されていなくて仕事の効率が上がらないんじゃないかと思われる人にも教えてあげてGTD実践してもらったほうと急な頼まれ仕事を減せるのではないかと最近思っています。
その他の原因としては週次レビュー後、プロジェクトに入る数が多すぎることでしょうか。気持ち的にはこなしたいんですけれどねぇ…残ってしまいます。まあ、今後は自分の能力を考え、適正な数を設定できるようになるかなと思っています。
仕事のばかり書きましたが、プライベートでもやらなきゃと思いながらほったらかしにしていたものが結構減って役立っていますよ。