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Ⅱ.ゴルフボランティア参加手続き
・ボランティア参加したい試合と申込先が
わかればいよいよ参加申込みを行います。
2.申込み～業務決定通知
(1) 申込み
・ボランティア募集が始まる時期は、
試合により異なります。
トーナメント開始に向けて全ての
関係者が集まる調整の過程で、
ボランティア募集の概要も決まります。
・新型コロナウィルスがまん延する
までは、試合開催の2ヶ月前くらい
には募集が始まり、1ヶ月前頃には
業務決定が届くパターンが多かったと
思います。
・ただ現時点では、募集開始時期は
さまざまです。
ボランティアの集まりが良くない試合
では早めに募集開始されますし、
逆に人気がある試合では早めに
募集締め切りとなることもあります。
・ボランティア参加する場合には、
なるべく募集対象期間全てに応募
できることが運営側の人にとって
好ましいのではないかと思います。
しかし、通常勤務の仕事をされる
方たちは平日の参加が難しいのも
事実です。
無理のない範囲でより多くの日数で
申込みができればいいですね。
・人気の試合で応募者が多い場合
には、参加日数の少ない人が
キャンセル待ちやお断りの対象に
なることがあります。
4日間大会で1日だけの参加希望が
叶わなかったり、逆にフル参加の
人の方が業務希望を優先してもらえる
こともあります。
・申込みに際しては、参加者の健康
状態がとても大切な要素になります。
ボランティア活動中に病気になったり、
ケガをすることは避けなければ
いけません。
大会関係者に迷惑がかかりますし、
何より参加者自身が後悔することに
なります。
・新型コロナウィルスまん延時には、
参加条件として年令制限や居住地
制限などもありました。
・こういった条件などは募集様式に
記載されていますので、内容をよく
確認したうえで申込みをしてください。
・申込みの際の注意事項
①必要記載項目に漏れがないように
記載･入力しましょう。
業務決定の際の判断に影響する
恐れがあります。
②募集用紙には自由記載欄が
あることが多いです。
担当したい業務への思いや体力的･
身体的な問題で実施可能な業務が
限られる場合などに利用して
ください。
ただし、記載内容が単なる
｢わがまま｣になっていないかを
ご自身でチェックしましょう。
③ボランティア活動ができない、
またはしない可能性がある
場合は、確実に参加できると
その意思が固まってから
申込みしましょう。
業務決定までの調整段階で多くの
キャンセルが出てしまうことは
募集側にとってとても迷惑に
なります。
④同一週の他の大会(特に異なる
募集会社)との二重申込みは
やめましょう。
必ずどちらかをキャンセルする
ことになります。
二重申込みをしてはいけない
理由は②と同じです。
※不幸事や病気･ケガなど不慮の
事情でキャンセルしなければ
ならないことは仕方ありませんが、
最初からキャンセルを織り込んだ
申込みは大変失礼な行為です。
募集側の人がどれほど迷惑するか、
想像力を働かせましょう。
・具体的な申込み方法として以下の
4種類があります。
大会によって応募手法が異なります。
①ネット
・各募集会社のフォーマットに合わせ
内容を記載していきます。
・24時間いつでも応募可能です。
・申込みの｢送信｣が終われば、
即座にメールで受付完了の通知が
届きます。
そこにはご自分が申し込んだ内容が
記載されていますから、間違いが
ないかを確認してください。
もし申込み内容に誤りなどあれば、
電話連絡で修正する方がよいでしょう。
修正分を再度ネットで申し込んだ
場合に二重登録になって何が正しい
申込み内容かがわからなくなる
恐れがあります。
②FAX･郵送
・応募様式(募集案内)が郵送で
届いたり、ネット上の応募様式を
印刷のうえ申込む方法です。
・様式の記載欄に漏れなく記入し、
FAXで送付したり、郵送･宅配などで
応募します。
・FAX送付した場合は、少し時間を
おいてFAXが到着しているかどうかの
確認電話をすることをお勧めします。
まれに表裏を間違えて白紙が届いたり、
FAXの吸込みが悪く正しく送付されて
いないことがあります。
③メール
・募集先からメールでの応募で
OKとの了解がある場合に限り利用
してください。
募集会社がメールで応募を受取った
あとに印刷などデータ集約作業が
手間になる場合がありますので
注意が必要です。
・②と同様に応募様式が紙やデータ
として手元にある場合は、手書きで
記載したり、パソコンでデータ入力を
して応募様式を完成させます。
・その様式を写真に写したり、PDF化
したものをメールに添付して送付
します。
・応募受信の返信メールが届けば
よいですが、そうでなければ
念のために送信データが正しく
届いているかの確認をした方が
よいと思います。
④電話
・この方法はほとんど採用されて
いないと思います。
・単一の募集業務であるなど、
小規模大会の場合の応募方法です。
(2) 業務決定通知
・通常であれば、大会の3週間～1ヶ月
前には、業務決定通知書が届きます。
新型コロナウィルスまん延以降は、
大会の1週間前に業務決定通知が
届くという場合も少なくありませんでした。
・ほとんどの場合は郵便や宅配で書類が
届きますが、DSE(㈱ダンロップスポーツ
エンタープライズ)さんの場合は、メールや
LINEで業務決定された旨の通知が
届きますので、｢ダンロップゴルフパーク｣の
サイトでご自分の担当業務内容などを
確認します。
・業務決定通知の内容は、各ボランティア
運営会社や時には担当によっても
異なります。
・主な内容は以下のとおりですが、
気になる点があれば電話などで確認
した方がよいでしょう。
参加当日までに不明な点をなくし、
万全の準備をしておきましょう。
(準備する内容は次回のブログで)
①集合時刻･集合場所
②ボランティア駐車場の場所や
最寄り駅からの送迎バス運行について
③担当業務
④大会前･大会期間中の連絡先
電話番号
⑤支給ウェア･キャップの有無と私服の
注意事項
⑥食事･飲物支給の有無
⑦各自準備品
⑧一日の業務の流れと注意事項
⑨安全･衛生管理や新型コロナウィルス
感染防止策について
ご自身の心身の健康状態の申告や
安全管理などを自己管理する旨の
誓約の記載もありますので、しっかりと
記載の上参加初日に提出してください。
⑩ボランティアキャンセルポリシー
個人の都合でボランティア参加を一部
または全日程キャンセルした場合に、
当該大会へのボランティア参加や次回
大会への参加条件が記載されています。
キャンセルすることで、他の
ボランティアさんへの迷惑になる場合も
ありますから、
計画的な参加申込みをするように
しましょう。決して他の大会との二重
申込みなどしないようにしましょう。
複数の関係者に余分な仕事が増えます。
また、近年はボランティア申込者も
増えてきていますから、キャンセル
ポリシーも厳しいものになってきている
ように思えます。
※その他LINEのオープンチャット参加慫慂
2022(R04)年からいくつかの大会で
導入されていますが、ボランティア
運営会社が｢管理者｣となって、
ボランティアと情報共有する場として
活用されています。
これは強制されるものではありません
から、参加是非は各人の自由です。
ちなみにこのLINEオープンチャットは
当該大会が終われば閉鎖されますし、
普段お使いのご自身のLINEアカウント
とは別のものが生成されますから
安心して参加できると思います。
事務局からウェアの色などが写真で
共有されてご自身の私服との
コーデネイトができたり、
各ボランティア間での経験共有などの
場にもなっていますね。
LINEオープンチャットをどのように
運営するかは試行錯誤の途中では
ないでしょうか。
より良い情報共有手段
・次回はゴルフボランティア参加する前の
事前準備について記載します。