4月末日が通常総会なので、3月は2回理事会があって、4月はなし。ずっと議案書作成に集中する形で、2月期末の決算への3人の監事からの了承が既にきていて、決算・予算案などのページは既に完成・理事会了承を得ていて、そこに細かい意図説明とかつけるのが私の仕事。
週末中心に書いていて、4/10に入稿、4/13には投函です。うちはページ0.9円くらいで使える高速のコピー複合機を買い取りでもっているので、議案書は管理事務室内だけでホッチキス留めまでできあがります。紙は2万枚ほどもう事務室に積みあがってます・・・プレッシャーが(^^) 自治会と併せて、１戸あたり80ページあれば足りるだろうという管理人さんの”読み”はなかなか的確ですが。
1月に臨時総会で、規約改正系のものばかり10議案こなしてあるので、今回の通常総会は議案数は最低レベル。なので3/19の最終理事会から先の３月をちょっとうだうだやってたらやっぱり尻に火が・・・
１）決算・活動報告
２）修繕計画年次更新（うちは毎年長期修繕計画は総会で期更新します）
３）管理会社との委託契約の年次更新（１年契約の更新）
４）予算案・事業計画
５）役員選任
でうちは最低だと通常総会は５議案の筈。 ただし作ったばかりの民泊の禁止議案に、誤植がみつかって、誤植修正でも規約改正になるから、何年かぶりかで3/4の特別決議の存在しない総会で楽できるかなぁ～と思っていたんだけど、その夢は敵わずでやはり特別決議ありの全6議案。 失敗したなぁ・・
決算報告とか、予算案とかは、赤字でなければいいかなであんまり区分所有者側は気にしないので、割と出せば通ってしまうところがある。
一方でとくに次期の理事会にとって裁量的な経費をどのように、どこに割り当てておくかは、その予算案を使う側からは死活問題で（うちは財務会計細則が厳しくと、ほかの費目で余ったお金をこっちでというのは基本的には禁止されてます）、適当に余裕がない予算がどこかの費目単位ででもあてがっていると、過去に実際にあったのですが、予算を引き直すためのだけに臨時総会が必要になったりします。
だから、次の期の理事長が参加して、予算案を作製すべしとかミッキーさんのブログにでてくるけど、それって今期の理事長≡来期の理事長でないと難しくないかなぁ・・・・うちはたまため今回理事長が続投になったので、予算案を作った理事長が、翌年使いますが、過去８期でそれができたのは３回だけ。普通理事長はせいぜい２年くらいで変わるほうが普通だもの。 うち２期と６期はそもそも裁量的な軽費を計上できるような余裕がなかったから、来期は積極財政でいくか、あるいはじっくり貯金でもするかという議論が理事会の議論の俎上に乗っけられたのは実は今回がはじめて。 赤字なら赤字で、黒字なら黒字で、やっぱりもめます(^_^)
実は来期予算は実は単年度ぎりぎりで赤字にならない程度の超積極策に組まれている。ずーっと７年お金がなくてできなかったことがたまってきたせい。
特に予算案や事業計画側は、何に使うかとか、どういう意図で作成した予算割り振りであるのかといった説明の文章を、議案そのもののなかに書き込むと、それが気に入らないという人が反対に回りがちになるからよろしくないという理事長さんも多い。
だけど、単なる数字の羅列で赤字になってないからいいですというのではなくて、どのように考えてその予算案を理事会が提案するのかなというのは、理事会がきちんと趣旨を説明すべきだというのがうちの法人理事会の流儀です。予算案は固定経費を除くと、あーでもないこうでもないと、３つの常設委員会が提案したショッピングリストを理事全員で２月３回の理事会で議論重ねてつくりあげていくので、結果は１ページでも結構理事会側からはこだわりのある部分でもあります。
ここからは趣旨説明で議案の一部ではありませんなんて書いてあるおまけのページが、議案ごとに下手すると議案そのものより遙かに長くおまけでつくのがうちの議案書のスタイル。まぁここは毎年はるぶーさんお願いしますとか言われて私がぐだぐだ調で書いてます。
議案の一部ではないので、１文字誤字脱字があったからといって修正を配りなおさなくてすむのが、参考説明あつかいにするメリット。 まぁ同一人物が書いて、議案書だけ箇条書き風に簡潔なんてことは起こるはずもなく（ミッキーさんの議案書はかなり簡潔目です） 饒舌体なのは直るはずはない。
＃どんな感じに”くどい”かは google 検索で"総会議案書”と探すと、うちの２年遅れくらいで公開している議案書がトップにヒットしますから確認も可能です。4期通常総会の修繕費爆上げ...じゃなかった適正化の議案は本文は数ページですが付録は25ページくらいあります。 最近は年7000回（１日20回)ほどのアクセスがあって、なぜかうちのマンションのホームページの一番人気のページになってるのもどうかなぁ...と思うのですが。 参考にするのはいいけど、癖があるからマネしないほうがいいと思う。
難しいのは、決算・予算の関連で、理事会自分のマンションの財政状態をどのように把握しているかの部分。理事会にはある程度の裁量的な経費や、予備的な経費がないと、ちょっと予定外の支出（計画修繕に計上されていない建物の故障なんかが多い）があると対応できなくますから、予備費に1000万でよろしく！で通らないマンションでは、いろんな費目をちょっと膨らせて予算案を作るしかない。
一方で、あんまりぎりぎりで貧乏だ！というと、高圧一括受電で浮かせたお金はどこに消えたの？？と聞かれるだろうし、逆にいやばりばり余裕ありです！というと今度は、管理費値下げしてよとか、消費税率への自動連動はやめてよ！とかの意見もでてきそうで、どの程度に財政状況を考えているかという書きっぷりの匙加減が難しい。 たった今思案中です。
うちは役員の任期が法人ですから２年。役員全23名中13人が今期も役員であった人の留任で、事前互選の結果、来期も理事長は続投、私はやはり営繕・財務を担当する副理事長として、登記される代表理事で留任のみこみ。もちろんまずは、役員として選任されないとなれないわけですが、過去に役員選任の議案は賛成率が99%を切ったことがないですからまぁ..多分ね。
もう８期目かぁ...
理事長ではないにしても、ミッキーさんに永久に理事長ですねとか皮肉を言えなくなってきた気がする。
ぶっちゃけ50歩100歩に近くなった。
ーーーー あと Twitter や RJC48 でも話題になったんだけど、
”監事”は互選で選んじゃいけない
うちの規約も役員選任は標準管理規約通りの規定ぶりなので
〇 監事は役員互選とかで選んでは ”だめ” で、総会において直接選任を受ける一方で、
〇 理事長が誰かとかなど理事の役職の割り当ては、逆に先に決めておいてはだめで総会で選ばれた理事の互選によって決定しなければなりません。
【区分所有法の強行規定ではないので、規約が標準管理規約に準拠していなければこの通りでなくてもよいマンションも存在しますので注意、自分のマンションの規約は確認しましょうね】
普通理事長とか決まってないと、監事も決められないとかで、この通り正しくやっているマンションのほうが少数派かもしれない。
役員選任の最終議案が総会で認されないと、次期の理事長を決める互選の資格をもつ20人の理事が確定しないのですが、総会の後でゆっくり決めるのだと、うちでは恒例？の次期理事長による来期の所信表明演説ができなくなります。だいたい代表理事の登記は、一日でも早くとか言われると、もう代表理事に”なりそうな”人に印鑑証明とか住民票とか用意しておいてもらわないと法人じゃ登記が間に合いません。うちは４人登記しますから。
なので、議案書には、20人の理事と、3人の監事について承認してください（うち13人はそもそも２期目で役員であることは今回の承認事項ではない）と書いた上で、実は候補23人は事前に集まって、互選の会をしてあるから、この議案通り20人の役員が選任されたら、総会の直後にこの表通りの事前の互選結果を承認しなおす決議を実際に実施しています。この辺りを、万が一 ”管理規約オタク”な人が現れてつっつかれても大丈夫なように議案書になにが、あなた方が決定する議決事項だとか書き込むので、その説明が１ページくらいとかくどくなります。まぁ...しょうがないかな。こういう手続き面に問題があって変につっこまれるのは避けるにしくはないですからね。
その２に続く。多分その３まで。
＃ 4/10 くらいに議案書入稿するとすこし余裕ができるので、書きかけている高圧一括受電の話にでも移行します。コメント欄でお約束していましたが、4/10過ぎまでお待ちください。もう4/1は過ぎちゃってますしね・・・ うちは逃げ込みで間に合ったけど、あのマンションはどうだったのかな・・・
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