4/18が6期の通常総会で、うちは理事長も変わって7期に入りました。
通常総会ですから、決算・予算・委託契約更新・役員承認で必ず４議案はあるはずですが、うちは長期修繕計画は、実績や翌年度の予定金額などを反映して毎年期更新するので、それを明示的に議案にしていて、なにも新規提案がなくてもうちの通常総会は５議案になります。
今回はそれに５議案ほど追加していて、大きな提案としては３つくらい：
[1] 防災組織の改組
防災を扱うのを、今まで自治会が主体となっていた防災協議会から、管理組合法人側の主管に改組して、防災・防火・防犯を一括してあつかう平時対応の専門委員会を法人の下に各種細則を変更して常設しました。
また、実際に地震などの大災害が起こった場合に、理事長などの代表理事が全員不在だったり、地震の直後から理事会が役員が疎開しちゃったとかで不在で不成立となっても、各種緊急性のある施策を実施していけるように、災害対策本部の設置規定を規約中に新設しました。
前回311の地震でうちのいた副理事長以上は１人だけ。全員留守も考慮にいれないと理事長＋代行副理事長の範囲だけでは震災をカバーできないためで、ほかに誰もいなければ理事会の役員23名は全員、災害対策本部の本部長として、”非常時の理事長”と同等の権限をもって対応にあたれることを明確化しました。
ついでに、マンションを全部で22のブロック分けして、班当番をブロックごとに２人出す規定を明確化しました。 どうしても自治会主体でやると”ボランティア”としての防災対応になって”業務”や”義務”としての防災対応は難しいという考えからの改組でした。（自治会メインだと、”組合員名簿”を利用していいかも明確ではありませんし）
[2] 鉄部塗装・防犯カメラ更新
本当は６期の計画修繕案件だったんですが、これちょっと高すぎるのでは？ってな防犯カメラの概念設計からいろいろな人に聞いたり、あるいは鉄部塗装は６社見積もりに参加して頂けた会社の選定とかしていたら、あっという間に７期の案件に。まぁ鉄部塗装なんかは、やれる時期があって、うちでは梅雨の最中に実施とかは不可能ですが。
合わせて3000万円ほどの工事の詳細を議案にして承認とりました。
【 議案にすると詳細を広報できる効果も大きい 】
[3] やや多額の予備費計上
① [2] でばたばたしていて、公開空地の芝生が剥げてきていたものとかの工事の見積もりの精査が間に合わず。全部貼り換えるのか、一部で済むのかなどがまだ検討中のままで総会になってしまいました。
② ほかに、エレベータの内装の改善工事【竣工時のままいけてない養生パンチカーペット貼りのままで汚いというか場所によっては臭いなど、著しく美観を損ねている】に、
③ 平置きの自転車区画の不足問題の解決【電動のでかいママチャリを導入して共用自転車制度を試行する】と併せて、予算総額未確定のままで、600万円（一般会計の総予算の5%弱）を予備費（理事会の裁量的経費）として予算議案で承認を求めたのが新機軸かな。
・・・・無論その都度臨時総会をする手はあるけど、この３つは理事会としてはいずれ７期にはやりたいと思っていて、その”上限金額”の見積もりはとれていたので、全部合わせた金額を、予備費計上しました。 とくに異論もなく可決。
予算案の審議は、1月の理事会から4回に分けて実施しているとかなので、1/24に臨時総会をやって、高圧一括受電などの議案などを総会やって通す”前”から７期予算の審議が始めるとかで、一時期は２つの総会が並列で走っていることもあったとかで12月からこの間までずっと総会モードって感じで非常にハードでした。
やはり12月1月とかの臨時総会はもう避けたい...かな。
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実はNHKの撮影は、4/12に行われたのですが、この日は総会の１週間前で役員はのべ１７人とかで３回回るとかせっせと総会の票集めをしていました。うちは、出席票・議決権行使書・委任状が全部１枚の紙にのっかっていて、事前に紙を出してもらえると必ず総会には議決権出席になります。
今回は参加は全戸の98% 結果から書いてしまうと、最も賛成率の低い議案でも賛成率は98%あって、全議案可決でした。とくに、役員選任の議案には、反対したらおめーがやれ！と言われるのだけは嫌だと思うのでしょうか、毎年賛成率は100%で、今回もめでたく？反対票は０でした。 決算不承認という人が１人だけいたんだけど、総会にはでてきてくれなかったからどこがダメなのかは聞けず。 23人中15人が同じ理事なんだけど、承認しちゃっていいのかなぁ・・・・
事前に、委任とか議決権行使していても、総会に出席したら、ちゃんと紙で出した分は無効化して、議場の票を正確に１票まで数えないといけない。うちでは、総会にでてくると、こんな感じにミシン目のはいった紙を議決権ごとに１枚うけとって、その部屋番号の事前議決権行使は無効化するとかを、パソコンをもちこんでExcelで実施しています。
（事前の議決権行使は紙に書いて出すほか、住民用のＷｅｂ掲示板からの電磁的参加もＯＫとしていて3人に一人くらいは電磁式での参加；両方だすひとも稀にはいますが、電磁式の最後にだされたものが優先されます）
この回数券みたいな紙【書式や、色が何色になるかは当日までわからないように】は、総会が終わって議場を去るときに反対の議案だけ切り取って袋にいれて帰る方式なので、議決権は１つしかないのに夫婦ででてきて２人とも挙手していたとか、数を間違えやすい上がっている手の本数を数える方式はしませんので、採決は割と瞬時に終了します。 上のはピンクのが法人総会用、黄色いのが同時開催される自治会の総会用で、総議案数は10+4で14議案、あんまり質問もなくあっさりめに２時間ちょっとで総会は終わりました。
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今回は、終了後新旧理事＋自治会＋各種委員会の方の懇親会を、会費制で近所のお寿司屋さんをマンションのキッチンに呼んでやったのが新機軸。家族も来てくださいね。。。で若干の懇親会補助を法人から出しているののはいつも旦那あるいは奥さんが理事会をやっていることで週末の家族サービスができなくなって申し訳ないことになっている家族の方を無償化するために全額を利用しました。
うちは委員会と理事会とでほとんどの役員は月に２回週末を半日つぶすことになって、２年２４月で48回ほど管理組合法人のために活躍してもらうことになる。熱心に理事会をやっていった人がやめていく理由はみんな同じで、”家族に迷惑をかけまくりになるし”というもの。 法人理事会としての感謝の気持ちを示したいかなと。
で寿司が６０人分。
12時頃に可決された予算（予算案中に懇親会費を明示的に計上しています）は夕方までに全額使い切りになったのでした。このあと１年間は理事会のたびにそのあと飲み会を発砲酒に乾きもの程度でやってますが、まぁ例年通り自腹でやるしかないですな。 この寿司の役員本人は会費製自腹だけど。
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