”理事会の役職ってどう決めるか”編その２
輪番中心で回している理事会なら、理事も監事もまとめてその候補者が輪番で部屋番号で決まるわけで、その中から監事だけ先に決まっていて、理事長が誰か決まっていないというのはあまりありがちには思えない。
理事会の役職互選は、どんなに時間がかかっても”理事長から”決めるしかないと思っていて実践してます。
私は監事やりまーすとか、”監事になれば理事長になることはありえない”ことを知っているちゃっかり屋さんが監事を先にとって、どどどっとじゃー書記！とか、じゃー副理事長！とか適当に食いあらあしていって、最後に理事長を、互選で不在だった人も含めて選びましょとかなると、まぁ大抵不在であなた理事長になりましたって人が固辞してすったもんだしがちです。
うちでも理事長が籤引きで決まりそうとかの惨状をみて、ほかの割とハードそうな役職を自ら立候補で選んでいたところから移ってくれたのが今の理事長で、2期連続で理事長を務めて役員任期２年とかを主導してくれました。
＃うちは副理事長３人のほうが下手すると理事長よりハードですが普通のマンションだと副理事長は名誉職で、理事長が頓死でもしない限り仕事はあんまり回ってこなかったりするので、さぼる気なら実は案外おいしいのかも？
さてうちのマンションの場合は・・・・
ブログにも書いたけど、期末から2月以内と通常総会は5月連休前に繰り上がって4/18が通常総会です。3/21に議案書確認の最終理事会に引き続いて、次期役員の互選の会を実施して、その結果を上のような注釈つきで最終議案の中に落とし込んでから議案集を入稿。今の予定だと4/1に全戸投函・発送だから、印刷はコピー機で内製して4万ページくらいだと思って3日かかると思って3/28あたりが最終締切かな。25000枚のＡ４の紙を発注しておけば足りるかな。
＃... 議案集を書いてないで、ブログを書いていていいのか？というツッコミはなし。
うちは理事会の役職が全部で13あって、輪番だけで最少だと18人、立候補者もいると最大で23人をその13の役職に割り当てます。もともと役職分掌は理事会の内規レベルだったけど、1月の臨時総会で理事会の運営細則を定めたので、今や割り当ては理事会裁量ではなくて理事会の従うべき義務になりました。
組織が硬直化するからそこまで細かく決めるのはどうなのよ？とか理事長の会でもよく言われるけど、それはその人のマンションが超Ｓ級で、監事は必ず会計士か弁護士がやりますといった、管理会社からみたらこわーい人がいっぱいすんでる理事会だからだと思うので、並レベルでは真似できんと思ってる。
幽霊理事をつくらないためには20人からいる理事に最初から細分化した仕事を割り振って、20人いてもその人が抜けたらペアの人が怒るとか、理事会が実際に回らなくしてしまうのは結構有効なのでその方向に進化していています。最近は年度後半でも20人の出席率は85%-90%近くなります。欠席する人も結婚式とかで毎回変わるので幽霊理事は今期はほぼなし。数年前までは、年度後半になると、せっせと理事の半数に達するのを指おり数えて理事会開始を監事が宣言してたから隔世の感はあります。
＃ちなみに、”理事”は委任契約だから、他の理事に包括的な”再委任”はできません。委任状で定足数を満たすってのは不可。理事会の決議無効と後でいわれるくらいなら潔く流会させましょう（笑）うちは地震の直後に一回だけ経験ありです。案外有名な湾岸タワーとかで理事会が流会しまくってるとことかも某匿名掲示板情報を信じる限りではかなりの数あって、どうなのよ？とか思わないでもないですが。
総会月には理事会を開かない（前の月に２回ある）ので初回理事会は5/16。うちの理事会は常設義務ありの3委員会ほか臨時の設置委員会こみで全部で5-6ある専門委員会報告とそこでの決議要望の採決が議事の中心なので、先行して委員会は引き継ぎ→初回検討をすませていないと初回の理事会の付議事項が、30分くらいで流してる管理会社の報告提案のほかにはなくなってしまって１月お休みと同じになってしまいます。
毎年２人ほど自治会との顔つなぎ役として自治会の役員になってもらっているので、その２人は前もって自治会に”役員”への立候補者として報告して、自治会の通常同日に連続して開催される総会で役員選出の議案で自治会役員としての地位ももってもらうしかない・・・となると、やはり総会が済んでから互選するのではどうにも間に合いません。
多くの委員会は総会に先行して4月の会合を開くので、3/21に役職の互選を済ませたら委員会担当の理事やらそれを総括する副理事長はもう”選任総会前”に出席会議がある。実際には事前に候補者を互選で選んで活動をスタートしているけど、議案書には”確定したものとしては書かない”というのは、単なる形式に過ぎないのでは？といってしまえばまぁそうです。専門委員会は諮問しかしないですから、上の例だと理事として総会承認前には理事会の議決には参加していませんが。
総会ではもっと本質的なこのマンションを良くするためにはどうしようかという質疑応答がとびかってほしいから、このあたりの細かい手続きにはこだわって毎年の議案書の最終議案は書いてます。
＃ 毎年これ変では？って指摘してる気がするんだけどなぁ。素案からそう書いて欲しい。実は設立総会の議案では、逆に監事こみで役員全員を選任していたよーな。ほかいろいろ多分私一人しか気が付いてない気まずい点があるので、歴史の闇に葬り去ってあるのでした。（住民向けのポータルサイトにものってない；電子ファイルもってないからってことにしてます）
続く
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