どんな議案でも全員が賛成ということはないですから、特別決議の全戸の3/4以上の賛成をほぼ毎回とりつけようとしたら、80%程度では全然足りなくて、そんな割合は待っていても絶対でてこないから無理やり引き出すしかない。
無論反対なのは仕方ないから、100%集めた結果26%反対で議案が落ちるのは、これは仕方がないのであきらめますが、理事長の会とかでよく聞くのは集まった票は殆ど賛成だったのにそもそも出席議決権の総数が3/4に達しなかったというもの。 特別決議の分母は全戸ですから、議決権行使書などの未提出は反対と全く同じになりますからねぇ。そもそも3/4の議決権を議場に集めなかったら、その時点で否決です。こっちは泣くに泣けんでしょう。
間際まで放置しておくと、管理会社担当を叱咤激励しての、夜討ち朝駆けになっちゃうし、総会直前に集票でばたばたしていると、総会の説明プレゼンファイルをつくる時間もなくなってしまうから、できれば１週間くらい前には集め終わっていたいですよね。
... で、10回近くやって、議決権行使書集めについてはパターン化してきました。
上の図は、直前の回にものっけた、前回の総会の集計の様子です：
○ 5/18（土曜）が総会で、議案書の投函は大体20日前。
○ 出席票・議決権行使書などの提出締切は、約10日前の 5/9(木曜）17:00
-- 表にあるのは実は、サインした紙に書いてある日つけなので、実際に提出された日よりちょっとだけ早い。”締切”に間に合ってるのは実は55%くらいに過ぎません。
○ 締切３日前程度には、もうマンション館内全体にぺたぺた早く出してよー
とかの掲示を貼りまくりです。エレベーターに貼るのは、クレームが来やすい
から総会の時くらいですが、背に腹は代えられない。
○ 締切が木曜日夕方早めなのにはきちんと理由がある
-- 土曜までに２日確保するのが目的です。メールボックスは帰宅時にもっていく人が圧倒的だから、その日に受け取ってもらうためには、締切に間に合わなかった瞬間に督促の投函をかけるしかない。今回の総会では2/13にこの督促投函をかけますが、もう全戸の40%弱にあたる200セットが印刷して用意すみです。督促の台詞の紙と一緒に、紙をなくす人も多いから、議決権行使書などは再度投函しなおす。予め集計してあるので、締切が17時だと、出してないぞっ！！って投函を終了するのは18時くらいです。この直後くらいに帰ってきて、督促かかっているとはやっ！！とか思うみたい。 数分の差で出したのに督促って可能性も皆無ではないですから、督促の紙には、ちゃんと行き違いになったらごめんねってDisclaimer のセリフも書いてあります。
○ 督促の紙には、もうこの時点ではお願いします口調ではなくて、かなりはっきりと、理事会から、きちんと総会への意思表明を期限までおこなわない人のはっきり文句をいう口調で作ってある。
いろいろと文句言われるけど、締切までに義務を果たさない人に、丁寧口調は不要だと思ってる。
”この督促の紙には印刷コストが約10円かかっています” とか
（期限に間に合わないような人は、管理費コストを語る資格はないってこと）
”土曜朝までに投函してくれないと、その部屋全部を役員が回らなければなりません”
（役員は輪番でいつか全員がなりますしね）
とか、まぁはっきりと”理事会役員に迷惑をかけるな”という口調で鬱陶しげなことが起こりそうな感じで書いてある。
-- 是非だしてください～！ とかへりくだり口調でかいても殆ど効果がないし、
管理組合って、全員参加で、”自分も当事者”なんだという意識を弱めるから、義務であるを前面に押し出した方がよい。
○ これは結構効き目があって、200枚残っているうち、土曜の朝までの2日間で100枚ほどどかどかっとでてきます。 これでださないってのもすごいと思うけど、残りは100枚ちょっと。
（できればこのあたりから先の人はめんどくさいマンションだなぁとか思ってさっさとうっぱらってでていってくれて”浄化”できないかなぁ。。。：部屋番号を見ると、理事会に９割がたの手間をかける１割くらいの部屋番号はほとんどここに残ってる。。。５年も理事やってると部屋番号で、どの程度の規約違反率なのかわかるようになりますねぇ。 ）
○ 土曜午後１回、日曜、午後＆晩で２回の訪問回収をその１００戸に対しておこないます。土日は家を空けている場合も多いから、３回訪問すれば、まぁ１回はなんとか会えるかなが標準的なところ。何回もいくしかないので、まぁ３回。
○ これで、月曜ー火曜あたりまで待つと95%とかまで達するので、集まっていない”在外居住でない”部屋のリストを、管理員さんに渡して、あとは直接部屋を呼び出して回収してくれといって、組織的な回収は終了です。 おおむね4-5日前には95%くらいまで集まってあとは待てどくらせどでてきません。
未提出の約半数近くが、在外の部屋。郵送のものには督促ができないから、郵送の分だけでも、”議案に同意するものは沈黙をもって答えよ”とか書いてやろうかとか思わないでもないんだけど、現状ほとんど死に票です。 実際にマンションに住んでいる人は、もうインターフォンをピンポンならされまくったり、投函されまくったり、役員が訪ねてきたりも鬱陶しいのでしょう、絶対ださないという確信犯（毎回Excelで集計しているので部屋番号もわかってはいるけど、しつこく苛める。。。）の1-2%以外は必ず提出です。
これをグラフにすると上のようになる。
これ出さない自由はないのか？とか聞かれることもあるけど、”ない”というのが理事会公式見解。全部反対に○つけるんで構わないから出してもらわないとねぇ。ま選挙すらいかない人っているわけだから、まぁしょうがないのかもしれない。
実は後のほうで無理やり引き出した票は、もうよくわからんから議長委任となっている割合が高くって、おいしい票だったりする。 集計とともにだんだん賛成率は上がっていく傾向が例年あるので、頑張る価値はまぁありますとか、これまた渋る理事のほうを説得。
常に集められるのが95%程度はあるという”文化”を残しておかないと、『特別決議が実施できない』マンションって悪いけどもう既に終わってると思うし...
今回も最終目標は95%です。
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ま入ってみなければどんなものかはわかりませんから。
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