自分の住んでいるマンションの以外を見ることはあり筈ないから、
きっとマンションごとに文化というか随分違っているんだろうな。。。
総会の準備や、議決権行使書を扱ったときにも、ほぼ同じ規模の
マンションの理事長さんのミッキーさんなど、事例比較をしたら
随分マンションごとに文化は違っていて参考になった。
http://ameblo.jp/haruboo0/entry-11260842289.html
総会が、ごく一部（１－２人）の人が延々と質問などをするため
に伸びてしまって困っているって例は多いかもしれません。
メガマンションになれば、そういう人が住んでいるってのはある
程度避けようはない。”総会屋さん”と呼ぶことにします。
ブログのコメントでＱＯＬさんから
『 総会の時に何でも反対したり大声で煽ったりしたりする
モンスター住民絡みのエピソードがあったらお願いします。 』
って要望でしたので、総会の”準備”ではなくて総会そのものでの
議長の采配について書いてみようかと思います。
基本総会が伸びるのは議長が悪い。これは理事会も同じです。
＃ここに書いてある境地に達するのに３年７回の総会がいったから
エラそうに書いているけど大量の失敗談もある。これは第２回以降で。
さて.... ”良い”総会とはなにか？
とにかくしゃんしゃんで、さくさくと多数の議案を可決できれば
よいという考え方もあるけけども、これ繰り返しているとわざわざ
総会にでるまでもないで参加者が激減していって、さくっと小一時間
で終わるけどふと気が付くと現理事と、次の年に輪番で回ってくる
役員だけで開催していたなんてことになりかねない。
一方で、無駄に長いのもまずいですね。義務感の強い方が、
とにかく総会だからで義務で出席していたら、３－４時間とか
かかって、もう疲れたから次からはやめとこうとなると、効果は
シャンシャン総会と同じになります。
＃私の１－２期の総会はこっちの感じで議案数が自治会合わせて
１６とか目いっぱい突っ込んだせいもあったけど、３時間とか
かかってたのは失敗だったな。
２時間くらいのほどよい時間で、いろいろと緊張感ある厳しい質問
もでたり、反対意見を陳述する人もいたけど、まぁ理事長の執行部が
なんとか質問を受けきって、無事に採決できましたってのがベスト。
『あれはなかなかするどい質問だったね』 とか
『質疑応答を経て問題が明確になってよかったな』 とか、
まぁ自分も参加してよかったなという気持ちでお帰りいただける
ことが大事なんではないかと。
総会屋さん対応で悩むとしたら総会が長くなっているほうで
しょう。質問や反対意見は出るほうが健全なんですから、
議案の説明で延々と議案書に書いてあることを読み上げて
時間を無駄にしていないかな？って自省も大事です
まずは、質問者に黙ってろではなくて、そうでない時間を極限
まで削る努力が一番大事だと思います（って３年くらいたって悟った）
総会を２時間として、その半分以上は質疑応答に充てるくらい
のつもりで思い切って、理事会からの議案説明は短くすべきです。
議案書に書いてあることをわざわざ繰り返しているわけです
から、極論すれば議案説明はなしでもいいわけで、全２時間のうち
議決方法の説明や、票数確認などの議事進行に関わる時間も含めて
半分以上を理事会側が話しているのに使ってはいけないと思ってます。
大規模マンションでしたら、プロジェクターに、スクリーン程度は
安いものなので必ず用意して内容を映しましょう。
うちは、議案書は下手すると自治会と合わせて100ページあった
りする代わりに、パワーポイントででか文字（40ポイント級）で
議案内容と付議した趣旨説明で１議案あたり２ページ程度までに
箇条書きで極限まで文字数を減らしてスクリーン投影してます。
詳細は、議案書に書いてあるんで、そこを読んでない説明が
でても、こらー読んでこいと叱るとか、議案書にでてますがとか
答えるのではなくて心こめて回答すれば、質問した人は結構満足
するもの。
理事会的にはこれもこれもやりましたと通常総会であれば成果
を誇りたいところでしょうが、じっと我慢しましょう。
＃その手の文章はいくらでも議案集に延々と書けますしね。
長すぎる議案書で、丁寧にＱ＆Ａ形式で想定質問回答まで
でているのは、私のスタイルなんだけど、それだけ読んで納得
しちゃうとやっぱり総会にでてこないからもっと短くすべきかな
とか、最近あっちこっちの議案書を交換してみる機会も増えて
きて見比べた結果思ってる。
そして、たとえ１文字残らず理事長が書き上げた議案書であって
も議案の説明は絶対に理事長がやってはいけません。
理事長≡議長が、趣旨説明すると、反対意見の人からみたら、
採決を進めようという人が敵になっちゃうから。
別の人が説明して、できれば質疑応答にも担当の理事の人が
おのおの議案ごとに対応できて、理事長≡議長はまるで他人のよう
に、賛否両論あるようですが、では採決で決めましょうとか言える
のがベスト。なかなか詳細質問には理事長以外対応できないことも
多いでしょうが、議案説明だけは絶対にやってはいけないかなと。
これで、質問者と、その回答に割くことのできる時間が１時間は
とれるはずです。 それでもその１時間を１人で使おうとして
延々と文句をつける質問者がいるかもしれません。
これも、理事長≡議長の采配が下手なんでそうなるんだと思って
ます。 まそこそこ長くなったので今回はここまで。
実際に延々と総会を引き延ばすような演説を始める人への対応
などは、次回に。韓国の管理組合編（読者すくなそう）と交互に
いきます。
よかったら、ぽちってください。別にやばいことは何もおこらなくって
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