その(1)のコメント欄に質問とかあったので簡単に。
うちの管理事務室は、防災センターとペアで、仮眠室とかまでついているから
全体としての広さは普通のマンション１戸よりも広くって、ざっと100平米程度はある。
常駐は管理人さんが２人もしくは３人、警備員さんが２人で大抵何人かは部屋を
空けけている形です。
＃ 警備員さんは、モニターの前に一人いるほかは仮眠しているか、巡回しているか
のどちらかだから１人勘定。
管理人さんは最大３人いるけど、必ず１人はカウンターへの常駐受付滞在が
委託契約書を書き換えて明示的に指定した条件となってるので、最大でも３人しか
部屋の中にはいません。
防災センターを兼ねているので、365日24時間誰かはいる形なので、管理事務室
は無人となることはないです。
ーーーーーーーーー
ことの始まりは、理事長印からでした。
理事長印は管理会社が勝手に選定したんだけど、なぜかたいていの決済書類
の押印欄からははみ出すような立派な印鑑で（１期に理事長になって最初に決済
したのがその印鑑そのものの伝票だったけど確か５万円もした）
1期は、印鑑を自分の家においていたので、書類のほうを持って帰って印鑑を
ペタペタ押していた。
この方式だと、エントランスを通ると、あー理事長印鑑お願いしまーすとか
呼び止められることが余りにも多くて、でかいマンションなので、そこから印鑑を
とりに自分ちまで帰ると往復で５分以上のロスになってすぐに嫌になってきた。
私は性格が我儘にできているから、いくら理事長やっていたからって、変な
タイミングで呼び止められるのは嫌です。 ”印鑑を押す”ってのも仕事なんです
から、定期的にまとめて処理するようなシステムにすべきでしょう。
まずは、計画的に印鑑を欲しいのを集めてもらうことにして、
『私は、土日以外は押印しない』
と宣言してしまいました。平日に家人が、インターフォンで呼び出されるなどは
なくなって家族にも好評です。
印鑑最大で５日待ちになりますが、そのくらいの余裕をもって印鑑を貰いに
くるべきですわな。
＃ 月末に、車庫証明に印鑑をくれーとか、なぜか車のディーラーの人が怒鳴り
込んできたりしたけど、翌月になる次の週末まで待てとか全部無視してた：
多分その月のうちの納車しないとノルマに関わるのか相手も必死だけど、
別にノルマのかかったその人のために私が余計に働く義理はないもの
次に心配になったのは、私は極端に書類の整理とか悪くて、書類をなくすリスク
があること。すまい・る債の、債券の利息の証明書とか間違えて机の中にしまい
こんでいて総会の直前に、決算書類にコピーを貼りたいとかでフロントに
言われてせっせと探すはめになったりした。
ほか、もろもろの理事会の書類とかが自分の部屋にたまってきたけど、
よく考えたらこれ公務なんだから、自分の家においとくのが変だよなぁと。。。
理事長はヤバいものを絶対に自宅にはもって帰りたくないから、
『管理事務室に印鑑をおいておくため必須な金庫を買う』
と宣言したら、まぁこれに文句いえる人は理事長本人以外にはいないでしょう。
定番のアスクルのカタログで探したら２－３万で、そこそこの大きさのテンキー式
の金庫で、防火・防水なやつがあります。
早速購入して、印鑑おす決済は全部管理事務室でやることに。
＃ 管理会社は暗証番号を知らないけど、もしもの時はここを開けよで、
副理事長中１人には番号を教えれば、印鑑が代行権限を付与している副理事長と
共有できるしで、この方法はお勧め度が高い。 理事長がいなけりゃ、副理事長が
代行できるは、まぁどこの規約にだって明記してありますしね。
これとってもよくて、間違っても自宅に大事な書類を持って帰ることがない
わけですから、書類がなくなれば、管理会社のせいであると断言できます。
（まぁ、管理会社ってこういう管理には長けた部分があって、なくすのは大抵理事
会の側になるわけですが）
１週間分の印鑑やサインなどがたまると結構な量になるんだけど、管理人さんも
目の前で印鑑押してる人にここ！とかお願いできるわけで、ポストイットをいっぱい
挟み込んで、ここは割り印でお願いとか、そういう注文を目の前でできて便利でしょう。
ついでに処理しながら、管理人さんとお話できたりすると、今問題になっている
ことは何かとか、いろいろと雑談とともに管理状況を聞くこともできる。
同じ時期に、管理事務室にもネットワークを引いて、パソコンも購入、
ネットでつながった先に、高速の両面カラープリンターもいれて広報誌などの印刷も
それでやるようになったので、
さらに一歩進めて、全ての理事長としての公務は管理事務室内でできる
（より正しくいうと、理事長としての仕事は、管理事務室内以外ではやらない）
ところまで推し進めることにしたのでした。
その（３）に続く。。。
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