起業家の事務サポートをする上で心がけていること

女性経営者の 

秘書事務サポート・SNS運用サポートをしています  

オンライン秘書コンシェルジュ®　あつみです。

私が担当しているクライアントさまとは

もう何年も（長いお客様は10年近く）サポートしていても

一度もお会いしたことがない方、

数回しかあったことのない方もいます。

しかも、ZOOMミーティングも

初回だけの方、数年に１回の方もいます。

テキストだけで業務が進むことが可能なのが

オンライン秘書なのです。

でも、顔を合わせて仕事をしないからこそ

心掛けていることがあります。

 1.　柔軟に対応する

クライアントはお忙しい方が多いので、

予定が急に変更になったり、

仕事の優先順位が変わることも。

経営者は常に最善の方法を考えています。

なので、やり方が変わるのは当たり前。

「やっぱり昨日言っていた内容は変更で〇〇に！」「この仕事からお願い」などなど

依頼内容が変わることもあります。

「前言っていた内容と違う」

「もうこの仕事をしていたのに」と思っても

前に進めません。

どうしたらできるかな？

社長はこんなふうに考えたんだな

変化を楽しむ感覚で柔軟に対応しています。

 2.　まずは自分で調べ考える

ITの進化も目覚ましくいろいろなツールが

日々出てきていますね。

仕事に関連しそうなものは

調べられる範囲で調べたり、

自分でも使ってみるようにしています。

依頼内容などで分からないことがある場合でも、

仮説をたて「こういう認識であってますか？　

こう進めて大丈夫ですか？」などと

確認し進めるようにしています。

 3.　気持ちのいいコミュニケーション

きちんとコミュニケーションが

取れる人のほうが仕事がしやすいですよね。

笑顔で挨拶をする

会話のキャッチボールができる

愛想がいいなど

私自身もニコニコしていて話しやすい、

頼みやすいと依頼を決められたお客様もいます。

 4.　適切な報告・連絡・相談

オンライン上でのやり取りなので、

ついつい自分のペースで仕事をしてしまい

認識の違いが起きることも。

そうならないためにも、

なるべくこまめに進捗の報告、連絡、相談を

簡単に行うようにしています。

情報の共有がされやすく、

コミュニケーションが円滑になったり、

問題が起きた場合にも早めに対処できるなどの

メリットもありますね。

 5.　確認作業

数字や個人情報を取り扱うことも多い事務のお仕事。

一桁違う、一文字違うだけで

大迷惑をかけてしまうこともあります。

入力したら必ず確認をすることが大切です。

意外と簡単なことですよね。

会社勤めをしていたときには

当たり前のようにしていたことを

オンラインでもする、それだけです。

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