前回の記事の続きで、
いかに、エクセルの作業効率を上げるか、という話です。
実は、今回、お話する内容は、
私が、お客様と資料をやりとりする際に、
ほとんど「毎回」、体験する事例です。
決算処理の過程で、
「売上の一覧表のエクセルをください！」
「現金出納帳のエクセルをください！」
と、お客様にお願いをします。
そして、資料を頂くわけですが。
出てくる資料の「９割」は、
「月毎に」ワークシートが分かれています。
でも、
これが、作業効率、という観点からは、
非常によろしくないのです。
なぜかというと、
エクセルの処理は、基本的には、
ワークシート毎に行う必要があるからです。
ワークシート１つにまとまっていれば、
データ全体に対する処理を行うために、
1回の操作をするだけで済みます。
ところが、
ワークシートが複数に分かれていると、
データ全体に対する処理を、
ワークシート毎に行う必要があるため、
操作回数が増えてしまうのです。
また、フィルタやピボットテーブル等の処理をする場合も、
単一のワークシートにデータがまとまっているほうが、
圧倒的に、処理が簡単に済みます。
ですから、
作業効率を上げるためには、
できるだけ、ワークシートを１つにまとめるのが効果的です。
実際、
私が、「月毎に」ワークシートが分かれているエクセルを受け取った場合、
最初に、そのワークシートを、１つのワークシートにまとめてから、
作業を開始することがほとんどです。
エクセルの表を月毎に作っているな・・・、という方は、
今後は、１枚のエクセルシートにまとめて作ってみてください。
作業効率が高くなることが実感できると思いますよ。