私たちが子供のころ学校で教わった「５Ｗ１Ｈ」。
かなり古くからある考え方です。
会社員になっても、今の仕事に変わっても、相変わらず「５Ｗ１Ｈ」という考え方は、世間一般で認められているフレームワークのままです。
こうやって長い年月生き残っている考え方というのは、とても有効で大切だからだと思います。
５Ｗ１Ｈとは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにをどうする）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」の頭文字をとった言葉。
情報をこの６つの要素で把握することで、漏れなく・ダブりなく整理できるため、物事を正確に理解することができます。
また、５Ｗ１Ｈで報告・連絡・相談（ホウレンソウ）をすることで、的確なコミュニケーションがとれるのです。
たとえばある仕事を依頼・指示された際、受諾者は５Ｗ１Ｈがわかっていないと話になりませんよね。
よって、受諾者は５Ｗ１Ｈで整理して、何か情報が不足している場合は相手に質問・確認をするわけです。
また、依頼するほう・指示するほうも５Ｗ１Ｈを意識して依頼・指示することが必要です。
受諾者が５Ｗ１Ｈを整理しやすいように指示してあげることが、結果として求めるアウトプットを得ることができるからです。
さて、この５Ｗ１Ｈ（６つの要素）ですが、ポイントは「When（いつ）」と「What（なにをどうする）」です。
というのも、「やるべき内容（何をどうする）」と「期日」がわかっていないと何も始められません。当たり前のことですね。
しかし、「When（いつ）」について、日常の組織内での「上司から部下」、「先輩から後輩」等への仕事の依頼・指示のやりとりにおいて、なぜか、不思議なくらい「When（いつ）」が抜け落ちていることが少なくない（多い）と感じます。（私の経験上です。）
たとえば・・・・
「山田くん、この１０枚の資料だけど、もう少しシンプルにまとめ直して、たとえばＡ４で２～３枚にしてもらえないかな？」
「はい、わかりました。やってみます。」
こういった仕事のやりとりで、明確な「When（いつ）」が伝えられないまま「指示＆受託」が終わってしまうことが多いと感じます。
なぜそうなるのだろう？とずっと疑問でしたので、その理由を私なりに考えてみました。
①それほど緊急の仕事ではない。よって、期日を言わなくてもそのうち出来上がるだろうという感覚
②これまでの付き合いの中での相手への信頼感がある。よって、期日を言わなくても大丈夫という感覚
言い換えると、「あまり信頼できない部下なので、締切り日を明確に伝えて時々フォローしなければならないな。」という相手の場合、明確な「When（いつ）」を伝えると思います。
さて、上記①②の考え方で、明確な「When（いつ）」を伝えないまま進み、しかしながら、きちんと仕事も完遂したような場合、「期日を確認し合わなかったけどうまくいった。よしよし。」とはならないと感じます。
期日を確認し合わないので、（別に急ぎではない仕事であっても）受諾者はひょっとしたら「早くやらねば」と思い込んで、他の業務よりも優先してこの仕事を完成させたかもしれません。また、残業をしたかもしれません。
結果として、他の仕事にひずみが出るかもしれません。
そう考えると、上記①②であったとしても、きちんと「When（いつ）」を伝えることが、相手への配慮であり、それにより相手の業務効率・生産性の向上につながると思います。
ですので、ついつい省略しがちの「When（いつ）」ですが、たとえば、「それほど急ぎではないけど、来週の金曜日までに一度見せてもらえないかな。」といったことを指示者から必ず伝えるクセをつけておくと尚良しでしょう。
一方、受諾者側としては、必ず「いつまでに完成すれば良いでしょうか？」と質問することが大切です。
自己のタイムコントロールをしっかりと行うためには、必ずこの質問が必要だからです。
案外省略しがちな「When（いつ）」ですが、必ず確認し合うことこそ、業務効率・生産性の向上の基本となります。
次回はもう１つのポイントである「What（なにをどうする）」について述べたいと思います。
