こんにちは～フミと申します。
公務員は、『いいね～定時に帰れて～』と良く言われますが、
意外とブラック
実際、日中にお客さんの対応や
電話の応対をするため、
普通の事務作業が終わらずサービス残業しないと終わらない日々です。
まあ、サービス残業だからといって、
ダラダラと残業している人もいますけどね。
企業と比べると甘いのは知っていますが・・・
変な人もやめさせられないですからね➡こんな人
定時に帰れるように、努力をせねば
ということで、とにかく時間圧縮し実践していることを３つ紹介！
・朝活
・テンプレート活用
・何でも定位置
朝活
ビジネスマンなら普通なのかもしれません。
できる人なら普通なのかもしれません。
起床後すぐ、新聞・本を読んで、今日のスケジュールを確認し、出勤と同時に即処理すること。
私は朝ブログもしますが…
新聞や本で知識を得るのは、一般的なことです。
特に、新聞などの時事ネタは、接客時の会話・雑談に効果的です。
それを、朝一でするということがポイントで、流し見でも覚えていることが違います。
もう、年のせいで忘れっぽいです…
今後のスケジュールは、業務の終わりや寝る前に細かく書いておきます。
朝見返してから、出勤してすぐに動くことです。
朝活する理由は・・・
意志判断力は、起きた時から寝るまでの間に消耗されていくと言われています。
なので、朝方と夕方にしたことは、処理速度と質が違うという事です。
ちなみに、4時30分に起きます。
もうジジイですね…
スティーブ・ジョブズが同じ服を着ている理由もその一つで、服を選択するという意志判断を消耗しないようにしているためだそうです。
なので、意志力を使い果たすと思考や感情のコントロールができなくなってしまうそうです。
たとえば、朝お弁当を作るのは、あれやこれやと詰めてめちゃくちゃ早いけど、
夕方の食事を作る時は何をつくるかな～
買い物もどれにしようかな～などと迷うことが多くないですか？
それは朝と比べると判断力が鈍るからです
ほかには、午前中と午後の会議は、意見の多さ、決定事項の判断速度が違いませんか？
午後は、眠たくなるのもありますが…
眠たくならない方法もありますが、これは別の機会に…
なので、朝の意志判断力が高い状態で処理することで効率が上がるということです。
という事で、朝のうちに、効率よく判断し、時間を有効に使い処理することができるわけです。
テンプレート活用
テンプレート（template）とは、ひな型、定型、決まった様式という意味「同じものをくり返し作るための元となるもの、またはそれによって作られたもの」のことです。
では、効率よく仕事をこなすためには、どうすればいいでしょうか？
パソコンがある前提で書いています
たとえば
- 毎回あるような文書
- お得意先のメール文面
- 社内への事務文書
- 定例会議の中の資料構成
毎回、手入力されてませんか？
職場にもアナログ星人がいます
➡こんな人
テンプレートを使うことで、文章・構成や誤字脱字も防ぐことができます。
具体的に
- メール機能に文面ごと登録
『お世話になります～次の打ち合わせ日時～』を長文で残す
- 文中の言葉は、パソコン内の単語登録
『お』と入力すると文字変換で、良く使う言葉『お世話になります』『御中』『お疲れ様です』などを登録しておく。
- 先人・先輩が作った見やすくてわかりやすいプレゼン資料や会議資料を残しておくなど
仮に、新しい業務が発生し、繰り返し起こる作業などは、パソコン内にメモを取っておき、自分でテンプレート化する。
これです。
常に記録を残し、自分なりにテンプレート化し、使いやすいものにして、あとから使いまわすことで時短につながります。
ただし、使いまわしすぎると文章が固くなり、相手に良い印象を与えないので注意です。
私は、テンプレート文の最後の一部に、その時の感謝の言葉や季節に合わせてしめの結び言葉を挿入してオリジナル性をつくっています。
これは、職場の人間関係をよくするにも有効です
何でも定位置
定位置に物をもとに直すというのが、面倒と思うかもしれませんが、やるとめちゃくちゃ色々と効率が上がります。
先ほどあったように判断力が徐々に低下するので、『どこにやったのか』という迷いがなくなります。
たとえば、上手に料理をする方のキッチンを想像してほしいと思います。
めっちゃキレイですよね。
調理台の目の前の棚には、並べられた調味料。
壁には、オタマやフライ返しなどの小物アイテム。
戸棚には、整理された器具。
食糧庫には、いつも使うものが手前に…
素早く調理して新鮮なまま提供するのも、おいしさプラスになりますよね。
なので、
時間を節約するためには、自分の作業する手の届く範囲に整理されたアイテムを置くことです。
実践例を３つ紹介
文房具
ペン立て、クリップケース、付箋入れ、クリアファイルなど通常使用する小物一定の場所に配置し取れる状態に！
☝こんな感じのトレーを３つ用意し、1つはクリップ入れ、2つ目は各大きさの付箋入れ、さいごにテープ糊、ホッチキス、修正テープをまとめて入れています。（トレーの大きさ約9*9*4）
資 料
接客時に使用する説明資料、チェックシート、やりかけ資料などは、誰でもわかる場所に置く。置く場所にも資料名を貼っておく。
データファイル
格納手順を守る。
特にデータ名には、番号をふる、更新日を入れる。
データ整理が上手くない人は、コピー&コピー、コピー...して最新版がどれかわからなくなっています。
また、コピーではなくショートカットをうまく活用する。
この整理するという観点から
相手を待たせない
『どこにある？』から５秒！
上司から『これ出してもらえる』から５秒！
これで自分の株up
急いでいるのに、待たされるのが
イラっとさせますよね
リラックスしたい人は、こちらで解消
職場の人で、机の上に大量の資料とPC画面に大量の付箋だらけ…
こんな人ダイジョブかなと思ってしまいます。➡こんな人
ということで、
必須アイテムをすぐに出せる状態で時短へつなげる。
整理できて、時短の他にもあわせていいことが
- ムダな意志判断力を消耗しない
- どこにあるか忘れてしまうのを防ぐ
- 整理できているとその人にも良い印象を与える
時間圧縮へのまとめ
-
朝に動くことで、判断力と質を上げ、効率よく
-
始めから作るのではなく、テンプレートを使うことでより早く良いものへ
-
物が定位置にあることで、判断力を消耗せず、素早く、きれいに
いろいろやっていますが、なかなか時間が足りません。
まだまだですね・・・
もう少し全体がデジタル化志向に変わってくれればいいのですがね～
何と言っても保守的ですよね
では、また～