運用の効率化を図るために
数値などを管理する重要性があります。
そこで、ローカルフォルダと共有フォルダの管理の違い、
についてまとめていきます。
ローカルフォルダと共有フォルダでは、
ファイル管理にどのような違いがあるかご存知ですか？
簡単すぎてすいません。
それはオフィスの自分の机と共用の机に
置き換えて考えてみると分かりやすいです。
例えば、自分の机であれば
どこにペンを入れておこうが個人の自由です。
それがたとえ一番下の引き出しの奥でも、
自分が使いやすい場所かつ忘れずに
管理できる場所であれば構わないのです。
しかし、共有の机であればそうはいきません。
利用する全員が使いやすい位置に配置
しなくてはいけません。
今はマイデスクスタイルから
超大手企業は、プロジェクト単位に
打ち合わせ場所が変わるため固定机の
方式は少なくなっています。
違いが誰が見ても分かる
ようにしておかなければなりません。
共有フォルダでも同様です。
全員が使いやすく管理しやすい方法を
取らなくてはなりません。
また、詳細がなくても違いが分かる
だろうという対応ではなく、
初めて使う人にも伝わるように
体系化して管理することが大切です。
共有フォルダの管理を進める3つのポイント
があります。
共有フォルダの管理には、
どのような工夫ができるのでしょうか？
共有フォルダを管理する上でのポイントを確認します。
【共有フォルダの管理のポイント】
・全員が納得するルールを設定する
・ルールを共有し、徹底する
・共有フォルダの管理者を立てる
です。
ローカルフォルダと共有フォルダの管理の違い
の項目で確認したように、誰かにとっては使いやすく、
誰かにとっては使い勝手が悪いものになっては意味がありません。
そういったものはいずれ使われなくなります。
全員が納得できるルールを設定することが大切です。
そのためにも厳しくルールを
設定するとイレギュラーなケースに
対応できなくなります。
最低限守ってほしいことを
優先して決めるのがおすすめです。
ルールがあることを知らなかった！
忘れたから自己流でやっていた！
では、いつまで経っても共有ファイルは
使いやすくなりません。
共有フォルダをとりあえず保管する場所
として使ってしまわないように、
ルールをしっかりと共有し、順守を促すことが大切です。
例えば、管理ルールを書いたファイルを作成し、
ファイル一覧を作成してどの部署が
使用しているかを把握できるようにします。
新しく入社した新入社員や中途社員の人でも
共有ファイルの扱い方がわかるレベルが重要です。
ルールを守りやすい環境作りも工夫の1つです。
ルールの共有と徹底は、共有フォルダを
利用する人数が増えれば増えるほど難しくなります。
そのような場合、共有フォルダを
管理する人を立てても良いです。
その人だけが共有フォルダを管理するのではなく、
その人の指揮のもとに管理を推進するのです。
このような視点をもって共有化を図ってください。