先日、とある部署の偉い方からお仕事の依頼を受けたのですが、その依頼内容がひどかったので、反面教師としてここに残す。
仕事を依頼する側にも、受ける側にも役に立つ内容だと思うので、会社員の方は是非聞いてほしい。
依頼内容はこうだ。
社員にアンケートを取りたいので、アンケートフォームを作ってほしい、と。
インプットとして、アンケートの項目をもらった。
それだけならば、10分もあればできる。
すぐに作って差し上げた。
アンケートの結果集計はどうするのだろうと思って、念のためアンケート回答結果は、一覧で回答者と回答内容が分かるものをお渡しすればいいか確認し、それで問題ない、という回答だった。
でも、私は知っている・・・。
これは、アンケート回答を一覧で出すだけでは済まないやつだ。笑
そこで、私は偉い人に、聞いてみた。
- アンケートは何に使うのか（目的）
- アンケートの項目はこれで本当にすべてなのか（仕様の確認）
- アンケートの出力形式は一覧で本当に足りるのか（結果をどのように活用するのか）
- いつまでに必要なのか（期限）
そしたら、
- アンケートはレポート（報告書）の入力用として使用し、
- 入力内容は回答者にコピーが届くようにしてほしいし、
- レポート（項目）の内容はまだこれから確認が必要だし、
- レポートなので、ひとり1ファイルの形に出力してほしいし、
- 来週までにやってほしい
ということであった。
最初からそう言えよ、と心の中で毒づいたのは言うまでもなく。笑
アンケート作って回答させるだけじゃない。
コピーを回答者に飛ばして、回答の結果を各ファイルに出力するための仕組みを作らないといけないじゃないか。
これは10分の作業じゃないよ。
たまたま、これ系の作業を何度かしたことがあるから、そんなことだろうと思ったけど、そうじゃなければ普通にアンケート作成して、終わりにして、後であわてることになるんだったわ。
仕事を誰かに依頼するときは、
- 目的
- 仕様（インプット・アウトプット）…①
- アウトプットの使い道（活用方法）
- 期限
など、やってほしいこと単体（①）ではなく、その周辺情報もしっかり伝えることが大切。
特に、依頼者側に知識がない場合はなおさら。
目的や活用方法などがわかれば、依頼を受けた側からそれなりの提案がもらえる可能性が高い。
依頼を受ける側も、言われたことだけをやるのではなく、目的を理解し、依頼された内容が目的に適っているのかをちゃんと考えた上で対応してあげると後で揉めなくて済む。
何はともかく、情報共有とコミュニケーションが大事、という話。
頼むよ、偉い人。
🔽会社員として苦戦している方は、是非、ご利用ください。
