誰かどこで決めたか定かでないが、
1時間設定のミーティング（以下MTG）が溢れている。
社内にしても、
社外の方と一緒に行うMTGにしても同様だ。
本来MTGは、何かを決める明確な目的があり、
それを定めた時間の中で話し合い、
決めるべきことを決める役割のはずで、
1時間という時間を消費することが目的ではない。
そうであれば、
内容によっては、15分や30分でも良いはずだし、
1時間で足りなければ、90分、2時間といった
長時間MTGでも良いはずだ。
また会議を行うことで、
事前の業務を中断しなければならないし、
移動が伴うものであれば、
時間体力のロスにも繋がる。
不必要なMTGに出席するほど、
生産性を低めてしまうのは明らかだ。
定例MTGにメスを入れよ
「明日のMTGって何する？」
「何か議題あったっけ？」
このセリフが飛び交う時点で、
そのMTGの絶対的な価値はない。
顔を合わせてコミュニケーションをとることが主旨であれば、
尚更1時間は不要のはずで、直接話したり、メールを飛ばしたり、
ランチに組み込んだり、やり方は多様のはずだ。
アジェンダと決めるべきことを明確にせよ
MTGを設定する場合、設定者は必ず主旨を明確にし、
アジェンダを伝え、何を決めるべきか、参加者に伝え、
必ず、決めるべきところを決め、
次のアクションとデッドラインをMTG中に定めること。
そうすることで、
次回MTGのアジェンダも明確になる。
必ず、5分前には終了させる
仕事柄多くのクライアントを相手にしてきたが、
「前のMTGが長引きまして…」と
開始時間になっても参加メンバーが集まらない企業は、
失礼ながら、意思決定が出来ない文化が背景にあることが多い。
もちろん必要なディスカッションが為されていたり、
より重要なことに時間を割いているならば仕方が無いが、
それであれば前述のように、90分、120分、150分と
予め長い時間を想定しておきたい。
権限を持つ人が最も意識するべき
MTGと生産性の話は、
多くのビジネス書でも書かれているように、
問題が蔓延し、メスも入れやすい領域のはずだが、
それでも、ダラダラMTGが蔓延してしまう所以は、
参加者の努力というより、
ファシリテート側／開催者の努力と
スキルの影響が大きいからだと思う。
その権限がある人ならば、今すぐに着手して欲しいし、
残念ながらその権限がなく、巻き込まれてしまっている人は
所属先が風通しが良い環境であれば、積極的に意見するべきだし、
大人の事情で逆らえない環境であれば、
自分が決定できる立場になった際に、すぐに改革するよう、
「自分だったらこうする」といったアイデアを温めておいて欲しいと思う。
何も考えない方が楽であるから、
一度決めても、元に戻ってしまうケースも多いが、
成果が出やすい箇所ゆえに、
懲りずに向き合わなくてはならない。
自戒を込めた話である。