最近、私のところでは、郵便トラブルが毎日のように起きています。
何とか解決はできていますが、トラブルが起きる原因は分かりません。
けれども、発生する可能性があるトラブルを事前に知っていれば
「リスク管理」
が可能となるはずです。
そのリスク管理のために、今日も、郵便トラブルをお話しします。
＜事例＞
相手国：ドイツ
郵便種別：ＳＡＬ＆書留
トラブル：「配達済み」の荷物が返送された
まず、この図を見てください。
この荷物は１月２４日に郵便局へ差し出しました。
２月１日にはドイツの国際支店へ到着していますが、問題は２月６日です。
トラッキング情報は
「お届け先にお届け済み」
となっています。
私の記憶では、バイヤーさんから「未着」の問い合わせがあって気がついたと思います。
そのときのトラッキング情報の最新は「２月６日 お届け先にお届け済み」でした。
すぐに調査請求を出して、返答を待っていたら、
３月１８日に郵便配達員がこの荷物を持ってきました。
私のところでは、返送されてきた荷物を「すぐに受け取らない」ルールにしていますので、
トラッキング番号をメモして、郵便配達員に荷物を持ち帰ってもらいました。
そして、バイヤーさんへ連絡して「宛名が正しい」ことを確認しました。
宛名は正しいということだったので、バイヤーさんへ「再発送」することを伝え、
郵便局へ「無料での再発送」を依頼しました。
もちろん、郵便料金をもう一度支払うことなく、差し出しできることになりました。
ただ、その場合の差出方法がが通常とは違いますので、注意が必要です。
あなたが荷物を取りに来てもらっている（集荷依頼している）なら、
あなたが集荷へ荷物を渡したときに「トラッキング情報が記録されない」ことに注意してください。
集荷が持っている端末では、料金徴収をしない郵便物の引き受けはできないからです。
また、窓口へ行って差し出した場合は「トラッキング番号だけを登録する手続き」をしてもらってください。
これで問題は解決するはずですが、今回の事例から学べることを忘れてはいけません。
それは、最初にお話しした「リスク管理」です。
郵便トラブルが発生すると、当然、それに対応するために「時間と費用」がかかります。
今回の場合で、
１．バイヤーさんとの連絡作業
２．郵便局への調査請求の依頼
３．郵便局への再発送の依頼
４．荷物の再梱包・再発送
という４つです。
これらを「金銭的な負担」に変換し、その金銭的な負担をリスクとして「分散」をしなければなりません。
リスク分散の方法としては
・利益に上乗せする
・送料に上乗せする
のどちらかになるでしょう。
ただ、このリスク分散の方法に抵抗を感じる人もいると思います。
つまり、お客様に「負担を強いている」と感じるからです。
しかし、このような問いかけを自分にしてみてください。
Ｑ．リスク分散をしていなかったら、あなたは再発送の費用をバイヤーさんへ請求していませんか？
Ｑ．費用を請求して、バイヤーさんは快く支払ってくれますか？
Ｑ．自分が費用負担するのとバイヤーさんがするのでは、どちらが早く問題解決できますか？
Ｑ．リスク分散していれば、あなたは「気持ちよく、何も心配せず」再発送をすることができませんか？
先人が言った
「備えあれば憂いなし」
そのものだと、私は思います。
タケ
