今週の数値入力問題
内容証明の手紙を出すとき、同じ文の手紙を全部で何通作成しないといけないでしょう。
正解…３通
解説
まず内容証明の説明に入る前に、紙で差し出す場合と電子内容証明で差し出す場合と２種類存在しますが、今回は紙で差し出す場合で解説します。
内容証明とは、郵便物の差出日付・差出人・宛先・文書の内容を、国の特殊会社である日本郵便が謄本により証明するものであり、一般書留の特殊取扱とする制度です。要するに、
「この手紙をいつ、誰に、この内容であなたが出しました」
ということを総務省から業務受託している日本郵便が証明するもので、主に裁判所への提訴・調停や裁判外紛争解決手続の非訟手続、損害賠償請求、検察庁や労働基準監督署、警察などの公的機関への告訴・告発といった「訴状」と言われる法的措置の前段階として使われています。
これは郵便法第47条で、
「内容証明の取扱いにおいては、日本郵便において当該郵便物の内容である文書の内容を証明する。」
と規定され、同条2項で、
「前項の取扱いにおいては、郵便認証司による第五十八条第一号の認証を受けるものとする。」
と定められています。
PS2アタック25発売当初は郵政民営化前だったため、日本郵政公社が運営していました。この当時は、
郵便職員＝公務員
という扱いで郵便職員であれば誰でも内容証明の認証が出来ました。
2007年10月から郵政民営化後、日本郵政公社→郵便事業株式会社となり、
郵便職員＝会社員
という扱いになったため、日本郵便社員から社内推薦され、総務大臣が任命された「郵便認証司」になった人のみが内容証明の認証が出来る形に変わりました。
認証された文書には、
「この郵便物は何年何月何日第何号書留内容証明郵便物として差し出されたことを証明します。日本郵便株式会社」
の文言が入ったスタンプと郵便認証司の日付印が押されます。同時に配達証明も利用すると、郵便物が配達された事実の証明および配達日付の確認が可能です。こういった郵便物は法的紛争、もしくは紛争予防のための証拠とすることを意図されることが多いため、配達証明と併用することが一般的なようです。
一般書留扱いと同時に特殊取扱として、速達・本人限定受取郵便・引受時刻証明・配達証明・配達日指定・代金引換があります。
また、日本郵便が配達を行う事業所のある集配郵便局、または日本郵便が指定する一部の郵便局の窓口で差し出さなければなりません（時間外窓口においても2名以上の郵便認証司が執務している場合のみ受付可の場合があります）。あくまでも
「日本郵便が第三者として、文書の存在とその内容を証明するもの」
なので日本郵便は記述内容の法的な正当性の有無・文書に関して生じた紛争には一切関与しません。
出すこと自体が訴えの提起を予告することもありますし、悪徳商法業者や売掛金を言を左右にして払わない者に対して、
「不法・不当なことには泣き寝入りしない」
という強い意志を持っていることを相手方に伝えることで、相手を牽制出来る点がも大きいです。
訴えを起こすことを予告して相手を心理的に威迫しようとする時は、更に法律家や法的機関の関与を匂わせることもある。具体的には文面で、
- 法的手段を取る
- 提訴する
- 法的機関へ告発する
- 法律の専門家による文書作成
- 代理人委任
- 職印の押捺
- 裁判所内の郵便局からの発送
が行われてますので、上記の手段を取らなければ発送できない訳ではないのです。
基本的にはなんでも書けますが、主に下記のような法律がらみのトラブルがあります。
- 借家契約の家賃請求、解約、家主死亡の通知
- 借地契約関係の通知
- 不動産売買の契約解除（手付倍返し）等の通知
- 商品売買時の料金未払い、商品の不着、破損に対する抗議、クーリングオフの通知
- ブラック企業に対する退職届、賃金未払い請求
- 債権回収の督促状、若しくは時効により債権消滅の通知
- 損害賠償請求（交通事故や不倫などの不貞行為の慰謝料請求）
- 債務免除
- 債権譲渡の通知
- 債権の時効中断
- 検察、警察、都道府県労働局等司法警察員への告訴、告発状[注釈 3]
- 詐欺の返金請求
特に「契約解除」・「債権回収」が多いようです。
・料金
最初の1枚が440円、以下1枚ごとに260円加算
3枚の場合、440+260×2=960円です。
内容証明料金に限り、料金の支払手段として郵便切手貼付と別納（現金支払）・計器別納（証紙貼付）は利用できても、料金後納が不可なので注意してください。
紙様式による内容証明の様式はA4判がスタンダードです。約款に基づき作成されている日本法令等が売り出している内容証明用の原稿用紙を利用すれば文字数制限を使う必要はありません（日本郵便での文書保存期間が5年のため、コピーで使われる感熱紙は使用不可）。
筆記具は手書きで作成する場合、インクの出るものを用いる（パソコンやワープロの使用可）。正本および謄本合わせて1枚あたり3通となる文書はコピー・カーボン紙の利用などで謄写するのが一般的です。
また、ひらがなやカタカナ、漢字や数字、英字（アルファベット）は氏名・会社名・商品名などの固有名詞として日本語にするのであれば基本使用可能です。
内容証明の形式は自由でいいが、同時に提出しなければならない謄本2通には、以下のような制限事項があります。
- 表裏合わせてで1枚520字以内（１文字でもオーバーしてはいけない）
- 標準的なのは、横書きもしくは縦書き1行20文字1枚26行以内、横書き1行13字以内1枚40行以内、横書き1行26字以内1枚20行以内で作成
- 句読点や記号を1個1字と計算し、記号は一般的な記号に限るが、単位を表す記号はカタカナで「パーセント」「キログラム」などと書く方が望ましい。句読点についても文末文頭にあるものも1字として数えること
- パソコンやワープロを用いる場合、半角文字についても1字と計算
- 後述する字の訂正や挿入部分は字数に数えない
- 行の追加挿入は認められない
- 内容証明が複数頁にわたる場合綴じたもののつなぎ目に契印を押す。文書自体に押印があるときはその押印と同じ印章で押印をする
- 郵便に付する際、正本1通と謄本2通を作成する必要がある。正本は相手に送達され、謄本の1通は日本郵便が5年間保存し、もう1通は差出人が保存するために返却される
- 文書以外の資料等の同封は認められない
といったものになります。