●ダメ会議の分析から分かった諸悪の根源「7つのムダ」
私は、35年のコンサル経験の中で、２０００回以上クライアントとの会議を行っています。
その経験から、ダメ会議の諸悪の根源は、7つのムダであるという結論に達しました。
「不規則発言」、「散漫」、「冗長」、「テーマのスリップ」、「不明瞭」、「他人事」、「対立」
相手が発言している最中に割り込むことです。
メンバーが、勝手に発言するムダです。議論が白熱したときに特によく起こります。
声の大きい人が割り込んでくると、気の弱い人や口べたな人は自分の意見を引っ込めてしまいます。多数の意見を会議の結論に取り込む事ができなくなります。
ひどくなると、会議はコントロールされない無法地帯と化します。結論がどこに向かうか誰も分かりません。会議がいつ終わるかも分かりません。
●ムダ2：「散漫」
会議に集中していません。
議題とは別のことを考えています。
ひどい場合には、会議中にPCやスマホをいじって、議論にまったく参加しません。
会議中に携帯に電話が入って、忙しそうに会議室から出たり入ったり、これも同じです。
●ムダ3：「冗長」
話がダラダラと長いことです。
同じ話を繰り返したり、結論とは直接関係のない事例や例外など延々と話し続けたりします。
話し好きな人に多いパターンで、なかなか止めにくいものです。
●ムダ4：「テーマのスリップ」
議論しているテーマから、話が別のテーマに変わってしまうムダです。
話し手は、テーマに関連した話をしているつもりでも、どんどん横道にそれていきます。
討議しているテーマの結論が出ないまま、別のテーマに移るので、議論が積み上がっていきません。最終的に、何の結論も得られないまま終了してしまうこともあります。
●ムダ5：「不明瞭」
伝えたい内容がよく分かりません。
自分もよく理解できていなくて不明瞭になるケースと自分は議論の内容を理解していても、相手にうまく伝わらないケースの2通りがあります。
話の内容が文書化されずに言葉だけでやり取りされる「空中戦」は、不明瞭なコミュニケーションの最大の問題です。
●ムダ6：「他人事」
自らの問題として真剣に考えず意思決定に積極的に関与しない、意思決定のムダです。
真剣に自分の問題だとは捉えていないので、会議の結果である結論にそれほどの責任感を感じていません。極論すると、要するに「他人事」、どうでも良いのです。
●ムダ7：「対立」
参加メンバーは、結論を出そうとしています、決めようとしています、しかし、意見の対立で結論が出せません。
論拠が明確であっても意見の対立は起こります。むしろそれは健全です。
メンバーの価値観の違いや感覚的に意思決定をしなければならない場合に、対立は起こりがちです。意思決定のための情報が不足する場合にも起こります。
結論を出すため、十分な情報を集めることは大変重要です。しかし、情報を集めるために長い時間がかかったり、大きな費用がかかったりする場合は、限られた情報で意思決定しなければなりません。
「対立」は、7つの中でももっとも重たいムダです。
しかし、無意味な対立を避ける良い習慣を身につけることで、ほとんどの対立は緩和することができます。
次回以降、これらのムダを取り除いて、テキパキ決まる効率的な会議にするためのノウハウをUpしていきます！
乞うご期待！！