本来であれば作業標準書は誰もが作成すべき活動になります。
作業標準書とはその名の通り、作業の標準化です。
ただし忙しいベテラン社員に作業標準書の作成をお願いして上手くいった経験がありません。
それは当然で、ベテランは売上を上げる活動に専念すべきなのですね。
ですから、新人やパートさんなどに作業の標準化をお願いすると上手くいきます。
しかも、新人やパートさんは作業手順がまったく解らない状態で作業標準書をつくることになりますから、
一つ一つの手順を詳細に記録しないと次に自分自身ができない手順書になってしまいます。
なので、新人がつくる手順書の方が質の良いものができます。
業務棚卸表は業務の地図です。
業務全体を把握して自分自身が現在どの業務をしているのかを把握できるようにします。
業務棚卸表の延長線に作業標準書があります。
例えば、経理Aの方と経理Bの方の業務を経理業務の棚卸をすることで可視化するのです。
重複作業もあるかも知れませんし、冗長作業もあると思います。
それぞれの業務の簡単なものから作業標準書で手順化を行ない、
担当者以外の人でも業務を担当できるようにすることで、
属人的な業務スタイルを一つ一つ仕組にしていきます。
これが業務基盤というものです。
業務基盤ができると誰が担当しても一定レベルで業務が完了できるようになります。
誰もが一定レベルで完了できる業務の数が多ければ多いほど、
組織としての実力が高いということです。
担当者の実力がどれだけ高くても、
その担当者がいなくなってしまうと業務が回らないということであれば、
属人的な業務スタイルという事になり、組織的な実力は低いという事になります。
人の頭の中にある業務内容や作業手順を視覚化するのが、
業務棚卸と作業標準書でやっている事です。
まずは、業務区分を明確にすると良いと思います。
経理業務に仕入れ業務と入金業務があるため業務棚卸表は1枚で書くべきか？
もしくは、仕入れ業務と入金業務は明確に別業務なので業務棚卸表を2枚つくるべきか？
様々な部門の業務も同じような考え方です。
チームワークで仕事をするためには、
自分に関係無い業務だったとしても、
業務区分が同じであれば多少全体像を理解していなければ、
自分の業務完了後に携わる別の業務担当者が何を考え、
どのように業務を引き渡してあげれば効率良くなるか考えることができませんから、
チームワークが機能しないわけです。
スタッフの方々に誤解されたくないのが、
誰でもできる業務を増やすことで人をパーツのように、
取替え可能にするという考え方ではないということです。
誰もが才能を発揮しながら人間らしく仕事をするためには、
ベーシックな業務でつまずいていては能力を発揮することが難しくなるので、
ベーシックな業務や作業手順のほうをパーツ化して、
簡単な業務を増やし、今はまだ難しいと思う業務について、
簡単な業務にしていく活動をするために、
人の時間を費やしたいということです。
これを継続することで、お客様の対応に追われる業務だけで無く、
会社を強くする業務に社員が貢献しているということが同時に起こるわけです。
ですから、業務が標準化され誰でもできる仕事が増えたからといって、
今まで働いていた人の価値が落ちるわけではなく、
むしろお客様への貢献以上に会社に貢献している社員になっていくわけです。
その一丁目一番地が、
業務棚卸表であり、作業標準書になります。